Pengrekrutan dan Pemilihan

Pengrekrutan tidak mempunyai definisi khusus yang menerangkan berkaitan maksudnya yang sebenar. Di antara definisi pengrekrutan adalah seperti berikut:

Menurut Henry Simamora (1997:212) Rekrutmen (Recruitment) adalah suatu aktiviti mencari dan memilih pekerja bagi memenuhi keperluan organisasi dalam mencapai objektif organisasi. 

Menurut Schermerhorn, 1997 Rekrutmen (Recruitment) adalah proses memilih pekerja bagi mengisi kekosongan jawatan yang ada dalam sesebuah organisasi.Pengrekrutan yang efektif dan berkesan akan memberikan peluang kepada calon-calon yang berkelayakan dan berkemampuan dalam memenuhi kehendak organisasi.

(http://jurnal-sdm.blogspot.com/2009/11/rekrutmen-recruitment-karyawan-definisi.html)

Menurut Zahir Mohd Makhbul dan Fazilah Mohamad Hasun dalam buku mereka bertajuk Pengambilan dan Pemilihan Pekerjaan Dalam Organisasi (2005), pemilihan pekerja sebenarnya adalah untuk memilih pekerja terbaik bagi sesuatu jawatan. Menurut Mondy, Noe dan Prameaux (2002) pemilihan adalah proses memilih individu dari sekumpulan pemohon yang sesuai memegang sesuatu jawatan dalam organisasi. Pemilihan pekerja dalam organisasi turut member kesan ke atas pengurusan sumber manusia. Pekerja yang memulakan tugas dalam organisasi, sama ada mempunyai kelayakan atau pengalaman, perlu diberi latihan yang berterusan.

PSM perlulah merangka proses pengambilan pekerja bagi syarikat agar syarikat lebih bersedia pada masa sekarang dan di masa hadapan. Pengambilan pekerja dilakukan setelah perbandingan yang dilakukan di antara keperluan dan bekalan adalah menunjukkan bahawa organisasi kekurangan tenaga kerja. Dari itu PSM perlulah mengambil pekerja bagi mengisi kekosongan jawatan jika berlaku kekosongan jawatan di dalam syarikat agar kekosongan yang ada itu dapat dipenuhi seterusnya dapat melaksanakan tugas-tugas yang telah dirancangkan. PSM hendaklah merangka dan memastikan supaya kehendak personal syarikat akan dapat dipenuhi secara berterusan, tepat dan pada masa yang betul. Dengan perancangan yang telah dibuat diharapkan agar sumber tenaga tersebut dapat melaksanakan kerja dengan baik dan pada masa yang sama dapat menghasilkan keputusan sebagaimana yang dikehendaki oleh syarikat. Ianya juga merupakan proses mengenalpasti, berapa ramai sumber tenaga yang diperlukan dan daripada sumber manakah boleh diperolehi mereka ini. Seterusnya menggunakan kepakaran dan pengalaman yang dimiliki oleh mereka itu untuk digunakan bagi mencapai matlamat organisasi. (http://ishakarshad.tripod.com/hrD.htm).

Pada zaman yang serba moden kini, kebanyakkan organisasi tidak lagi menjalankan proses pengrekrutan dan pemilihan pekerja secara manual, iaitu dengan mengisi borang bagi memohon sesuatu jawatan tetapi ianya digantikan dengan suatu sistem yang diwujudkan untuk tujuan tersebut. Contoh organisasi yang mengamalkan pengrekrutan menggunakan sistem adalah Universiti Malaya. Pemohon yang ingin memohon sesuatu jawatan di Universiti Malaya perlu mengisi borang jawatan kosong secara dalam talian. Ini bukan sahaja memudahkan pemohon bahkan pihak pengurusan Sumber Manusia kerana sistem tersebut boleh menapis pemohon-pemohon yang memohon pekerjaan mengikut kelayakan yang diperlukan bagi sesebuah jawatan. Ianya sekaligus menjimatkan masa di samping dapat menjimatkan penggunaan kertas untuk mencetak borang permohonan.

Kebaikan Perancangan Pengambilan

Antara kebaikan yang boleh diperolehi dari perancangan pengambilan yang telah dilakukan itu adalah:-

i.	Proses pengambilan pekerja akan lebih teratur dan bersistematik.
ii.	Memudahkan organisasi dalam merancang sumber manusianya bagi keperluan di masa hadapan
iii.	Dapat mengenalpasti masa dan bila diperlukan.
iv.	Dapat mengenalpasti kelulusan dan kemahiran tertentu yang dikehendaki.
v.	Dapat mengenalpasti terlebih dahulu keperluan personal.

(http://ishakarshad.tripod.com/hrD.htm)

Kesimpulan

Kesimpulannya, proses pemilihan dan pengrekrutan pekerja yang betul dapat memastikan organisasi tidka salah memilih calon yang akan berkhidmat dengan sesebuah organisasi itu. Hal ini kerana pekerja merupakan tonggak utama terhadap jatuh bangun sesebuah organisasi itu. Jika organisasi salah memilih pekerja, maka ianya agak sukar untuk organisasi mencapai matlamat mereka.  Pendapat saya, pekerja yang mempunyai pengalaman lebih bertepatan untuk dipilih bagi berkhidmat di sesebuah organisasi daripada pekerja yang baru sahaja menamatkan pengajian kerana pengalaman bekerja mengatasi segala-galanya.

Rujukan

1.    http://jurnal-sdm.blogspot.com/2009/11/rekrutmen-recruitment-karyawan-definisi.html

2.    http://www.slideshare.net/smklbting6/pengrekrutan

3.    http://ishakarshad.tripod.com/hrD.htm

4.    Ab. Aziz Yusof, 2004, Penilaian Prestasi dari Perspektif Pengurusan Sumber Manusia, Penerbit Universiti Utara Malaysia

Penilaian Prestasi

Penilaian prestasi merupakan satu proses yang sistematik dan formal yang membolehkan pencapaian pekerja diperhati, dinilai, dicatat, dilapor, dibincangkan dan disusuli bertujuan untuk meningkatkan kualiti dan kuantiti kerja yang dilakukan oleh pekerja. Penilaian prestasi berperanan untuk mengukur tahap pencapaian pekerja sama ada mereka telah Berjaya memenuhi sasaran produktiviti organisasi yang telah ditentukan (Latiff Sher Mohamed, 1989). (Ab. Aziz Yusof, 2004, Penilaian Prestasi dari Perspektif Pengurusan Sumber Manusia, Penerbit Universiti Utara Malaysia)

Penilaian prestasi merupakan suatu proses yang sistematik bagi menilai kekuatan dan kelemahan pekerja. Penilaian prestasi bertujuan untuk :-

a.    Memberi maklumbalas kepada pekerja berhubung dengan prestasi kerja mereka. Di Universiti Malaya, maklumbalas kepada pekerja berhubung dengan prestasi kerja mereka adalah melalui penilaian KPI yang diadakan pada setiap hujung tahun. Pada sesi penilaian tersebut, majikan dan pekerja akan berbincang mengenai KPI mereka dan segala kekurangan atau kelemahan yang dilakukan oleh pekerja akan dimaklumkan kepada pekerja untuk mereka berubah.

b.    Menyediakan langkah tertentu untuk membantu pekerja meningkatkan prestasi. Langkah yang diamalkan di Universiti Malaya dalam membantu pekerja dalam meningkatkan prestasi adalah dengan menghantar pekerja yang telah dikenalpasti untuk mengikuti latihan bagi memantapkan lagi diri mereka sekaligus dapat meningkatkan prestasi.

c.    Memberi asas kepada pengurusan dalam menentukan ganjaran kepada pekerja.

d.   Memberi maklumat berhubung dengan keberkesanan aktiviti-aktiviti pemilihan, latihan dan pembangunan pekerja.

Kaedah penilaian yang biasa digunakan untuk menilai prestasi pekerja adalah :-

a.   Senarai semakan (checklist) – cara yang termudah untuk menilai prestasi dengan berdasarkan kepada senarai

b.   Graphic rating scales – alat yang paling popular digunakan dan boleh dikatakan sebagai senarai semakan yang lebih terperinci.

c.   Behaviourally anchored rating scales (BARS) – cara yang lebih menumpukan kepada perkara yang sepatutnya dilakukan oleh pekerja daripada menumpukan kepada ciri-ciri peribadi.

d.   Essay appraisal – satu esei yang mencirikan kelemahan, kekuatan, gelagat dan prestasi pekerja.

e.   Model MBO – teknik penilaian yang kompleks hasil daripada penerimaan program-program MBO.

Berdasarkan kaedah penilaian prestasi di atas, kebanyakan organisasi menggunakan kaedah yang ketiga dalam menilai prestasi pekerja, iaitu “management by Objective”. Sebagai contoh, di Universiti Malaya, satu sistem diwujudkan untuk menilai prestasi para pekerja yang dikenali sebagai KPI. Di dalam sistem tersebut, satu KPI wajib akan diletakkan di mana ianya merupakan objektif kepada pekerja dalam menjalankan tugas dan sasaran terhadap tugas tersebut. Di akhir tahun, pekerja tersebut akan dipanggil oleh penilai untuk dinilai dan markah akan diberikan kepada setiap penilaian yang dibuat. Dengan cara ini, pekerja dapat mengetahui tahap prestasi mereka dan ini juga sebagai motivasi kepada mereka untuk berusaha mendapat markah yang tinggi dalam penilaian prestasi tersebut. Jika pekerja didapati tidak berpuas hati dengan markah yang diperolehi, pekerja boleh berjumpa terus dengan penilai dan berbincang dengan penilai berkaitan dengan ketidakpuasa hati yang berlaku.

(http://rodzah.files.wordpress.com/2010/02/7-unit7-new.pdf)

Kesimpulan

Secara kesimpulannya, penilaian prestasi merupakan kayu pengukur terhadap kebolehan atau keupayaan seseorang staf itu dalam menjalankan tugas seharian. Penilaian prestasi juga secara tidak langsung dapat meningkatkan prestasi pekerja dengan memperkenalkan sistem ganjaran kepada staf yang Berjaya mencapai tahap pretasi yang cemerlang. Peranan organisasi dalam memastikan prestasi staf sentiasa berada pada tahap yang berangsangkan adalah dengan cara mengenalpasti faktor yang boleh mendorong seseorang staf itu mencapai tahap prestasi seperti yang dikehendakkan oleh organisasi.

Rujukan

1.            Ab. Aziz Yusof, 2004, Penilaian Prestasi dari Perspektif Pengurusan Sumber Manusia, Penerbit Universiti Utara Malaysia

2.            http://rodzah.files.wordpress.com/2010/02/7-unit7-new.pd

Latihan dan Pembangunan

Pengenalan

Definasi Latihan (Training).

Latihan ialah sebarang inisiatif yang diambil oleh organisasi untuk menggalakkan pekerjanya belajar dan menambah pengetahuan. Ia juga sebagai proses mendidik pekerja baru tentang kemahiran asas yang mereka perlukan dalam melaksanakan tugas. Latihan lebih menumpukan kepada pemerolehan pengetahuan bagi jangka masa pendek.

Menurut Poon (1994), latihan adalah merujuk pada segala usaha terancang organisasi untuk memudahkan pembelajaran tingkah laku kerja yang tertentu. Usaha ini bertujuan memperbaiki prestasi semasa dan prestasi masa depan pekerja dengan meningkatkan kebolehan pekerja melakukan tugas-tugas mereka supaya objektif-objektif organisasi dapat dicapai. Kebolehan pekerja dapat dipertingkatkan dengan mengubah sikap mereka atau menambah kemahiran dan pengetahuan mereka.

Menurut Cascio (1989), latihan terdiri dari program terancang yang direka bentuk untuk menambahbaikan prestasi diperingkat individu, kumpulan, dan organisasi. Prestasi yang bertambah baik, sebaliknya menyiratkan bahawa telah terdapat perubahan yang dapat diukur dalam pengetahuan, kemahiran, sikap dan kelakuan sosial.

Sementara itu, menurut Truelove (1995), latihan adalah usaha atau ikhtiar untuk menambahkan pengetahuan , kemahiran dan tingkahlaku yang diperlukan dalam melaksanakan sesuatu perkara yang berkaitan dengan kerja. Motifnya adalah untuk memperbaiki prestasi pekerja dengan cara yang khusus. Bagi Ricks, Ginn, dan Daughtrey (1995) berpendapat bahawa latihan adalah merujuk kepada aktiviti dan pengalaman yang direkabentuk untuk membangunkan kemahiran, pengetahuan, dan kelakuan atas arahan organisasi. Latihan selalunya berkait rapat dengan tugas-tugas yang khusus atau yang berkaitan dengan kerja dan ia direkabentuk untuk mengajar kemahiran yang baru atau mempertingkatkan kemahiran yang ada. Latihan juga termasuk dalam penyediaan pekerja untuk melakukan tugas baru.

DEFINISI PEMBANGUNAN (DEVELOPMENT)

Pembangunan bermaksud usaha-usaha yang diambil oleh organisasi dalam jangka masa yang panjang untuk meluaskan pengetahuan, kemahiran dan kebolehan para pekerja terutamanya untuk pekerja yang telah lama berada di dalam organisasi.

Menurut Francis dan Penn (1994), daripada sudut ahli ekonomi pekerja, kemahiran adalah harta individu, gabungan pelbagai pendidikan, latihan dan kebolehan. Manakala menurut ahli psikologi industri, kemahiran adalah aspek dalam pekerjaan, diperoleh daripada desakan industri dan teknologi dan tanpa memberikan lebih perhatian dalam hubungan antara kemahiran pekerjaan dan kemanusiaan. Seterusnya, menurut ahli sejarah sosial, kemahiran itu lebih fokus pada pembahagian kemahiran kepada kelas bekerja biasa dan contoh terbaik khasnya dalam pembangunan persatuan sekerja (Key Concepts in Adult Learning Education and Training, 1996).

Selain itu, kemahiran dapat didefinisikan sebagai perkara yang memudahkan dalam memberikan sebarang tindak balas. Ia juga bersifat tetap, tindakbalas automatik serta sama dan berulang-ulang. Selain itu, ia juga melibatkan kemahiran sama ada secara mental ataupun psikomotor (The Guidance of Learning Activities, 1962). Kemahiran juga diertikan sebagai kebolehan individu meng-uruskan segala aktiviti fizikal dan mental. Bagaimanapun, kadang kala ia terlibat dalam aktiviti mental sahaja. Kemahiran memerlukan latihan, usaha yang berterusan dan kawalan supaya lebih efektif dan efisien (Instructional Technique, 1980). (Zafir Mohd Makhbul & Fazilah Mohamad Hasun, 2003, Mengurus Latihan dan Kerjaya: Ke Arah Meningkatkan Kesetiaan Pekerja, Leeds Publications)

Latihan dan pembangunan adalah bidang yang khusus untuk membantu pihak pengurusan. Program latihan dan pembangunan keseluruhanya adalah bidang yang rumit dan kompleks. Dalam organisasi yang kecil, latihan dan pembangunan boleh menjadi mudah, cuma arahan dari penyelia organisasi. Dalam keadaan yang sebaliknya organisasi tersebut mungkin mempunyai pusat latihannya sendiri seperti Universiti Motorola yang dioperasikan oleh Motorola, Inc.

Latihan dan pembangunan adalah mengenai memberi manusia kemahiran yang akan membolehkan mereka membangun atau mengembangkan potensi mereka sepenuhnya dan membuat sumbangan yang maksimum kepada organisasi di mana mereka bekerja, bukan sahaja pada masa kini tetapi juga pada masa akan datang. Perubahan yang pesat yang dialami oleh dunia, diikuti dengan perubahan sosial, politik, ekonomi dan teknologi, memberi kesan kepada dunia perniagaan. Oleh yang demikian, organisasi harus sentiasa membuat pengubahsuaian organisasi secara luaran dan dalaman. Bagi menghadapi cabaran akibat perubahan yang berlaku ini, latihan dan pembangunan merupakan suatu alat yang penting.

Pandangan umum pihak pengurusan terhadap latihan telah berubah. Mereka tidak lagi mengadakannya hanya untuk mengambil hati pekerja dengan memberi gambaran bahawa pengurusan prihatin terhadap hal ehwal dan kebajikan pekerja. Mereka sekarang melihat latihan sebagai satu keperluan yang wajib diberikan kepada pekerja, kerana kejayaan organisasi bergantung kepada pekerja. Pekerja sekarang dianggap sebagai sebahagian daripada keperluan untuk perkembangan organisasi. Anggapan seperti ini telah lama diamalkan oleh syarikat-syarikat Jepun. Pekerja diberikan latihan secara berterusan dan dianggap sebahagian daripada pekerjaan mereka sehingga mereka bersara. Latihan semasa kerja adalah satu amalan standard dalam syarikat Jepun dan fokus utamanya adalah memberi pengetahuan praktikal mengenai berbagai bahagian 'functional' dalam organisasi, walaupun ia tidak berkaitan dengan karier pekerja pada masa hadapan.

Kekerapan bekerja di berbagai jabatan dalam organisasi dan komunikasi secara berkesan di kalangan pekerja yang mempunyai berbagai latar belakang adalah dua lagi matlamat penting dalam program latihan. Stail latihan yang diamalkan oleh syarikat Jepun ini, dilihat sebagai pelaburan berterusan dalam pengembangan karier. Di kebanyakan syarikat Jepun, pekerja dimestikan menyimpan catitan atau rekod taklimat yang telah mereka ikuti. Mereka juga selalunya menyimpan nota lengkap mengenai latihan dan kekerapan mereka memberi bimbingan dengan menyampaikan maklumat kepada pekerja lain. Latihan yang berkesan membolehkan pekerja mempelajari kerja mereka dan mereka kemudian boleh melaksanakan tugas dengan baik. Latihan yang berterusan diperlukan memandangkan prosedur  kerja sentiasa berubah disebabkan pengenalan dan penggunaan teknologi canggih. (Malaysian Journal of Social Administration Volume 1, 2002: 79-91)

Berdasarkan daripada jurnal di atas, di sini dapat disimpulkan bahawa bagi syarikat-syarikat yang berkembang pesat dan membangun dan mementingkan kemajuan serta pembangunan organisasi, mereka perlu memandang ke depan dalam memastikan segala objektif yang dikehendaki tercapai. Hal ini mendorong mereka untuk menjadikan latihan itu suatu perkara atau aktiviti wajib bagi setiap kakitangan bertujuan untuk memantapkan lagi prestasi kerja mereka.  Contoh bagi organisasi di Malaysia yang fungsinya sama seperti syarikat-syarikat di Jepun di mana pekerja dimestikan menyimpan catitan atau rekod taklimat yang telah mereka ikuti dan mereka juga selalunya menyimpan nota lengkap mengenai latihan dan kekerapan mereka memberi bimbingan dengan menyampaikan maklumat kepada pekerja lain ialah Universiti Malaya. Dimasa ini, Universiti Malaya mempraktikkan kepada staf mereka satu latihan di mana latihan yang menelan belanja yang tinggi, UM akan menghantar seorang atau dua orang staf untuk mengikuti latihan tersebut. Dan apabila staf tersebut telah menamatkan latihan tersebut, mereka perlu mempraktikkan apa yang dipelajari sewaktu latihan tersebut kepada staf di pejabat dengan mengadakan taklimat ringkas. Dengan cara ini, bukan sahaja staf yang pergi ke latihan tersebut mendapat ilmu,bahkan staf yang tidak dapat menghadiri latihan tersebut juga berpeluang untuk mendapat ilmu berkaitan latihan tersebut.

Program latihan dan pembangunan merupakan usaha-usaha yang berterusan yang diberikan untuk meningkatkan kemahiran dan pengetahuan pekerja. Latihan merupakan usaha-usaha untuk meningkatkan kemahiran pekerja atau menumpukan kepada perkaraperkara yang berkaitan dengan kerja yang memberi manfaat kepada kedua-dua pihak pekerja dan syarikat. Keperluan latihan kepada pekerja dikenalpasti melalui :-

a. Penilaian prestasi.

b. Analisis keatas keperluan pekerjaan.

c. Analisis organisasi.

d. Pandangan pekerja

(http://rodzah.files.wordpress.com/2010/02/7-unit7-new.pdf)

Di antara proses latihan dan pembangunan staf adalah seperti berikut:

l  Perancangan latihan

Menentukan keperluan organisasi dan pekerja. Sebagai contoh, di Universiti Malaya, setiap tahun Bahagian Latihan Sumber Manusia Universiti Malaya (BSM) akan menghantar surat kepada setiap PTj untuk mendapatkan maklumbalas daripada PTj mengenai keperluan latihan yang diperlukan oleh staf disetiap PTj. Lanjutan daripada maklumat yang diperolehi, segala latihan yang diaturkan oleh BSM akan diadakan mengikut keperluan dan permintaan pekerja.

l  Penentuan kelayakan

Menentukan pekerja yang layak diberi latihan. Kelayakan bagi pekerja yang diberi latihan ditentukan berdasarkan kepada keperluan atau keutamaan latihan tersebut kepada pekerja.

l  Pentadbiran latihan

Mengenal pasti siapa yang akan mengendalikan latihan. Pengendalian latihan ini boleh dilakukan sama ada oleh staf di sesebuah organisasi itu sendiri atau pelatih luar yang dibayar oleh organisasi. Pada pandangan saya, bagi menjimatkan wang di sesebuah organisasi, tidak perlu menggunakan khidmat fasilitator daripada luar organisasi untuk memberikan latihan kerana ianya menelan kos yang banyak.  Organisasi perlu memainkan peranan dalam mengenalpasti staf  yang berkelayakan dan berpotensi untuk menjadi fasilitator sekaligus membimbing sesebuah latihan.  Hal ini bukan sahaja memberikan penjimatan kepada organisasi tetapi juga dapat mengasah bakat staf yang berkelayakan dalam mengendalikan latihan.

l  Kursus dan pelaksanaan latihan

Staf yang terlibat akan menyediakan kurikulum kursus, bahan rujukan, bahan latihan, ujian dan lain-lain. Hal ini bertujuan untuk memantapkan lagi pengetahuan staf mengenai latihan yang dihadiri.

           (http://www.slideshare.net/smklbting6/pengrekrutan)

Kepentingan Latihan dan Pembangunan kepada Organisasi dan Pekerja

Kebanyakan organisasi mampu terus wujud di pasaran walaupun tidak pernah mengadakan program latihan dan pembangunan untuk kakitangannya. Lebih malang lagi, ada organisasi berpendapat yang program latihan dan pembangunan ini merupakan satu pembaziran. Organisasi yang berfikiran begini mungkin boleh terus berada di pasaran tetapi tidak mempunyai daya saing dan tidak mungkin akan dapat menjadi pemimpin pasar dalam industry yang diceburinya. Ringkasnya, program latihan dan pembangunan dapat mencetus dan membentuk daya saing sesebuah organisasi. (Zafir Mohd & Fazilah Mohamad Hasun, 2003, Mengurus Latihan dan Kerjaya: Ke Arah Meningkatkan Kesetiaan Pekerja, Leeds Publications)

Kesimpulan

Kesimpulan yang boleh diperolehi di sini adalah latihan dan pembangunan amat penting dalam memastikan sesebuah organisasi itu dapat mencapai matlamat organisasi dengan jayanya. Selain itu, pekerja yang mempunyai motivasi yang tinggi sentiasa berusaha untuk memantapkan diri mereka untuk memperolehi ilmu pengetahuan untuk dipraktikkan dalam tugasan harian mereka.  Bagi organisasi pula, inisiatif yang diambil bagi memastikan pekerja mereka mencapai standard yang ditetapkan ketika melaksanakan tugas seharian dapat mendorong organisasi dalam mencapai matlamat organisasi sama ada matlamat jangka pendek ataupun jangka panjang.

Rujukan

1.            Malaysian Journal of Social Administration Volume 1, 2002: 79-91

2.            http://rodzah.files.wordpress.com/2010/02/7-unit7-new.pdf

3.            Zafir Mohd Makhbul & Fazilah Mohamad Hasun, 2003, Mengurus Latihan dan Kerjaya: Ke Arah Meningkatkan Kesetiaan Pekerja, Leeds Publications

Kesimpulan

Kesimpulan yang boleh dibuat berdasarkan ketiga-tiga tajuk di atas adalah teknologi maklumat sumber manusia sedikit sebanyak mempengaruhi keberkesanan atau kejayaan sebuah organisasi itu. Hal ini kerana jika organsasi bijak dalam menguruskan atau memilih sistem maklumat yang hendak digunakan, ianya akan menyebabkan organisasi mengalami kesukaran dalam mencapai objektif yang ditetapkan.  Sebagai contoh Globalizing HRIS: The New Transnational Model dimana ianya berlaku dalam sesebuah organisasi mengikut perkembangan teknologi global yang terkini dan kadang-kala ianya agak drastik kerana setiap organisasi sentiasa bersaing untuk mencapai atau menjadikan organisasi mereka mendapat tempat di pasaran antarabangsa kerana kebanyakan negara-negara di dunia sedang berlumba-lumba untuk mencari sesuatu yang baru yang dapat mengubah organisasi mereka menjadi lebih mantap tertamanya dari segi teknologi. Oleh itu, organisasi perlu bijak dalam mencari peluang untuk membuatkan organisasi mancapai objektif yang telah ditetapkan.

Dalam menggerakkan sistem di sesebuah organisasi pemilihan adalah penting kerana secara langsung dapat menyumbang ke arah pencapaian tiga objektif utama, iaitu pengurangan kos, peningkatan perkhidmatan dan inovasi. Sehubungan itu, setiap organisasi memainkan peranan yang penting dalam menentukan sistem atau model yang hendak diguna pakai di organisasi masing-masing. 

Selain itu, jika sistem yang ingin dibangunkan oleh organisasi itu telah mantap, organisasi perlu juga memikirkan cara untuk memantapkan lagi pengurusan pekerja kerana segala sistem yang dikendalikan menggunakan tenaga manusia. Oleh itu, dengan wujudnya penilaian pretasi, organsasi dapat mengenalpasti keupayaan pekerja dalam melaksanakan tugas.  Jika kesemua ini diambil berat organisasi, tidak mustahil organisasi dapat mencapai matlamat yang ditetapkan.

Pengurusan Prestasi (Performance Management)

Sistem pengurusan prestasi/ penilaian prestasi adalah pendekatan utama mengukur prestasi seseorang pekerja dalam menjalankan tugas. Selain mengukur prestasi, sistem penilaian prestasi juga adalah sebahagian daripada cara membentuk garis panduan ke arah pengurusan bakat. Sistem penilaian yang dibangunkan dengan sistematik akan menjadi mekanisme yang membolehkan pihak pengurusan organisasi melihat pencapaian kakitangan, menjana data yang dirujuk dalam mengurus dan membangun bakat dan mengekal serta meningkatkan perancangan aktiviti organisasi sesuai dengan keperluan semasa dan masa hadapan.  Perlu diingatkan juga penilaian prestasi ini juga menentukan tahap motivasi seseorang pekerja. Sebagai contoh, pekerja yang mendapat markah yang rendah akan menyebabkan prestasi kerja mereka menurun dan begitu juga sebaliknya. Sehubungan itu, organisasi perlu bijak dalam menilai prestasi para pekerja mereka agar situasi penurunan motivasi pekerja tidak akan berlaku kerana ianya sedikit sebanyak akan menyebabkan emosi dan tahap keyakinan pekerja terganggu.

Pengurusan prestasi juga merujuk kepada bagaimana sesebuah organsasi memanfaatkan aset (manusia, kewangan dan teknologi) untuk pencapaian matlamat jangka pendek dan jangka panjang organisasi.

Organisasi mempunyai pelbagai alasan untuk melaksanakan penilaian prestasi pekerjanya. Antara alasan termasuklah:

1.         Memastikan kandungan kerja, tugasan dan tanggungjawab yang dilaksanakan oleh staf menepati spesifikasi kerjanya.

2.         Mengenal pasti staf yang berprestasi baik untuk diberikan ganjaran; staf yang berprestasi rendah untuk dibangunkan dan staf lain untuk tindakan-tindakan lain.

3.         Memberikan maklum balas kepada staf tentang tahap prestasi serta rancangan untuk memperbaiki kelemahan mereka.

Kebanyakan organisasi merasakan tugas untuk membangun dan menguruskan satu sistem penilaian prestasi yang berkesan merupakan satu tugas pengurusan sumber manusia yang sangat rumit. Kebanyakan pengurus sumber manusia berasa tidak puas hati dengan tugas yang berkait dengan penilaian prestasi, kenaikan pangkat, peluang untuk membangun diri dan sebagainya yang mereka laksanakan. Sistem Pengurusan Prestasi atau Penilaian Prestasi ini menyediakan kemudahan bagi menetapkan sasaran kerja tahunan pegawai selaras dengan matlamat organisasi serta membuat penilaian prestasi tahunan. Melalui proses ini penyelia dan pengurusan dapat menghubungkaitkan pretasi pegawai kepada pengurusan pembangunan kerjaya, keperluan pembangunan serta pemilihan penerima anugerah khidmat cemerlang bagi sesebuah organisasi.

Kebanyakan organisasi menilai prestasi para pekerja mereka dengan menggunakan sistem penilaian prestasi di mana sistem ini dilihat dapat membantu organisasi meningkatkan membantu organisasi meningkatkan prestasi dengan memberi tumpuan kepada akauntabiliti, budaya ke arah pengukuran dan ketelusan.

Proses penilaian prestasi boleh dilakukan dengan beberapa cara mengikut setiap organisasi itu sendiri. Mengikut Stephen P. Robins (1995), terdapat 3 cara untuk melakukan penilaian prestasi iaitu;

1.            Absolute Standard.

Pekerja tidak akan dibezakan di antara satu sama lain atau dengan kata lain tidak ada istilah berat sebelah untuk menilai setiap pekerja dan pekerja akan dinilai dengan cara sama rata. Terdapat beberapa cara yang termasuk didalam kumpulan ini, iaitu;

a.            Penulisan Essei.

Cara ini merupakan cara yang memerlukan pekerja menulis esei yang mengandungi kekuatan, kelemahan, prestasi yang lalu, potensi dan cadangan untuk peningkatan. Cara penilaian bagi penulisan esei ini adalah bergantung kepada kebolehan pekerja dalam menulis.  Ianya tidak melibatkan bentuk yang kompleks atau latihan intensif untuk menyiapkannya.

b.         Keadaan Genting (incident critical).

Keadaan genting lebih memfokuskan terhadap perlakuan utama pekerja dalam membuat perbezaan di antara tugasan yang berkesan dan tidak berkesan. Perlakuan yang utama di sini adalah perlakuan yang spesifik, tidak dikenali sebagai peranan personaliti. Senarai keadaan genting dapat memberikan satu contoh di mana pekerja menunjukkan sifat yang dikehendaki dan ini boleh dikatakan sebagai peningkatan.

c.         Senarai Semakan.

Penyelia menggunakan senarai semakan untuk menyenaraikan penerangan melalui perlakuan dan memeriksa perlakuan tersebut yang akan diaplikasikan kepada pekerja. Tujuan utama penyenaraian semakan adalah untuk mengurangkan kos di mana sesebuah organisasi mempunyai beberapa kategori pekerjaan, senarai semula mesti dibuat pada setiap kategori. Kebanyakan organisasi membuat senarai semakan melalui sistem yang diwujudkan di setiap organisasi di mana sistem tersebut membolehkan penyelia melihat beban tugas yang dibuat oleh pekerja selain daripada tugas-tugas lain bagi melihat keberkesanan pekerja dalam melakukan tugas tersebut.

2.         Relative Standard.

Kategori kedua penilaian prestasi iaitu relative standard di mana pekerja dibandingan antara pekerja dalam penilaian prestasi pekerja. Terdapat dua cara iaitu taraf berkumpulan dan taraf individu.

a.         Taraf Berkumpulan.

Penilaian prestasi meggunakan pendekatan secara berkumpulan untuk mengklasifikasikannya.

 b.         Taraf Individu.

Penilaian prestasi menggunakan pendekatan taraf pekerja dalam bentuk ke atas ke bawah.

3.         Objektif.

Cara yang terakhir untuk menilai prestasi adalah objektif. Ianya diaplikasikan dalam bentuk MBO "Management by Objective". Pada akhir penentuan masa objektif yang ditentukan (bulanan, suku tahun, setengah tahun atau tahunan) anda dan pekerja akan duduk bersama dan menilai bagaimanakah prestasi mereka. Sekiranya objektif tersebut dipilih secara berhati-hati untuk mendapatkan dimensi prestasi yang sebenar di dalam jawatan dan penulisan pekerja. Mereka boleh bersiap-sedia untuk dinilai dan mereka juga harus memberikan majikan satu penilaian yang tepat mengenai prestasi kerja mereka secara keseluruhan.

Berdasarkan ketiga-tiga jenis penilaian prestasi di atas, kebanyakan organisasi menggunakan kaedah yang ketiga dalam menilai prestasi pekerja, iaitu “management by Objective”. Sebagai contoh, di Universiti Malaya, satu sistem diwujudkan untuk menilai prestasi para pekerja yang dikenali sebagai KPI.  Di dalam sistem tersebut, satu KPI wajib akan diletakkan di mana ianya merupakan objektif kepada pekerja dalam menjalankan tugas dan sasaran terhadap tugas tersebut.  Di akhir tahun, pekerja tersebut akan dipanggil oleh penilai untuk dinilai dan markah akan diberikan kepada setiap penilaian yang dibuat.  Dengan cara ini, pekerja dapat mengetahui tahap prestasi mereka dan ini juga sebagai motivasi kepada mereka untuk berusaha mendapat markah yang tinggi dalam penilaian prestasi tersebut.  Jika pekerja didapati tidak berpuas hati dengan markah yang diperolehi, pekerja boleh berjumpa terus dengan penilai dan berbincang dengan penilai berkaitan dengan ketidakpuasa hati yang berlaku.  Beberapa contoh sistem penilaian pretasi yang digunakan di Universiti Malaya adalah seperti berikut:

Rujukan:

Ibrahim Mamat & Zaiton Hassan (2008), Pengurusan Sumber Manusia: Perspektif Modak Insan, Dewan Bahasa dan Pustaka

Mohd Hizam Hanafiah & Zafir Mohd Makhbul (2003), Pengurusan Organisasi: Edisi Kedua, Mc Graw Hill Education

http://sarjana.tripod.com/prestasi1.html

HRIS Systems Architecture

Penggunaan sistem ini adalah penting kerana ia merupakan asas untuk menggerakkan objektif dan wawasan organisasi.  Di samping itu ianya secara langsung dapat menyumbang ke arah pencapaian tiga objektif utama, iaitu pengurangan kos, peningkatan perkhidmatan dan inovasi.

Sehubungan itu, setiap organisasi memainkan peranan yang penting dalam menentukan sistem atau model yang hendak diguna pakai di organisasi masing-masing.  Setiap organisasi berbeza sistem mereka mengikut model-model sistem yang mereka gunakan. Model-model yang boleh diguna pakai menurut Beaman dan Walker (2000) adalah seperti berikut:

☺       Standalone System Model

Sistem ini merupakan sistem yang tiada kaitan antara satu sama lain atau  dengan kata lain ianya adalah sistem yang paling asas . Ianya lebih bersifat berdikari atau bergerak secara sendiri.  Data yang dibuat oleh organisasi yang memilih model ini adalah data yang disesuaikan mengikut negara masing-masing serta tidak seragam antara satu sama lain.  Cara penyampaian maklumat atau penghantaran maklumat lebih tertumpu kepada penghantaran maklumat melalui teknologi seperti emel, faks, telefon dan sebagainya.  Sistem ini sukar untuk dianalisis kerana ianya berbeza mengikut negara dan data yang didapati setiap negara adalah berbeza-beza. Contoh organisasi yang mengamalkan model ini adalah proton di mana proton yang mempunyai cawangan di luar negara akan menghasilkan kereta keluaran proton mengikut kesesuaian kawasan di sana iaitu yang bersalji, yang tahan dengan cuaca panas terik.

 ☺      Data Warehouse Model

Model ini menggunakan data yang tersendiri dan segala maklumat yang ada di setiap cawangan boleh dikongsikan kepada setiap ahli cawangan melalui data mart.  Sehubungan itu, segala maklumat yang ingin dikongsi oleh setiap cawangan menjadi mudah kerana aplikasi yang digunakan adalah sama. Ianya juga menjimatkan kos kerana menggunakan aplikasi perisian yang sama bagi keseluruhan cawangan di mana sistem tersebut dikongsi oleh setiap ahli cawangan. Di samping itu, data untuk dianalisis juga menjadi lebih senang disebabkan keseragaman yang digunakan. Organisasi yang menggunakan model ini banyak didapati di bank-bank luar negara yang berpusat di seluruh dunia seperti Hong Leong Bank, OCBC Bank dan sebagainya kerana ianya memudahkan penyampaian maklumat antara sesebuah negara berjalan dengan lancar di samping pemantauan antara bank-bank dapat dilakukan secara berkala.

☺        Single Integrated System Model

Sistem ini adalah sistem yang paling maju yang digunakan oleh organisasi.  Hal ini kerana sistem ini tertumpu kepada satu pusat induk yang menggunakan sesuatu sistem, dan seluruh cawangan yang terlibat akan menggunakan sistem yang sama. Cara untuk menyeragamkan sistem yang digunakan oleh pusat induk kesemua cawangan adalah secara automatik iaitu, apabila satu sistem dinaiktarafkan, ianya secara automatik akan dikemaskini diseluruh sistem di setiap cawangan.  Sebagai contoh, syarikat penghasilan telefon berjenama seperti Nokia, Sony Ericsson, Samsung dan lain-lain. Penghasilan sistem dan produk adalah sama bagi setiap cawangan dan setiap keluaran produk baru atau penambahbaikan bagi setiap produk yang dikeluarkan, ianya akan sama bagi setiap cawangan. Ini bagi menjaga mutu bagi setiap barangan atau produk keluaran syarikat tersebut.

Sehubungan itu, setiap model mempunyai kelebihan dan kekurangan masing-masing. Ianya terpulang kepada setiap organisasi itu sendiri dalam menentukan model mana yang boleh diguna pakai agar organisasi dapat mencapai objektif organisasi yang ditetapkan.

Rujukan:

Beaman, Karen V. and Alfred J. Walker. 2000. “Globalizing HRIS: The New Transnational Model.” IHRIM Journal. Vol. IV, No. 4. October-December 2000.

Mohd Hizam Hanafizah & Zafir Mohd Makhbul (2003), Pengurusan Organisasi: Edisi Kedua, Universiti Kebangsaan Malaysia

Globalizing HRIS: The New Transnational Model

Globalizing Sistem Maklumat Sumber Manusia merupakan satu perubahan atau anjakan paradigm yang berlaku dalam sesebuah organisasi mengikut perkembangan teknologi global yang terkini.  Ianya melibatkan perkembangan teknologi yang kadang-kala ianya agak drastik kerana setiap organisasi sentiasa bersaing untuk mencapai atau menjadikan organisasi mereka mendapat tempat di pasaran antarabangsa kerana kebanyakan negara-negara di dunia sedang berlumba-lumba untuk mencari sesuatu yang baru yang dapat mengubah organisasi mereka menjadi lebih mantap tertamanya dari segi teknologi.

Terdapat 4 model yang diperkenalkan oleh Bartlett and Ghoshal's (1989) di mana ianya di amalkan di setiap organisasi di seluruh dunia mengikut kesesuaian organisasi masing-masing.  Model tersebut adalah seperti berikut:

J  Multinational

Model ini merujuk kepada setiap keputusan yang dibuat oleh organisasi terutamanya organisasi yang mempunyai cawangan di setiap negara tidak perlu merujuk kepada ibupejabat atau melaporkan kepada ibupejabat.  Kebanyakan keputusan yang dibuat tidak dirujuk kepada ibupejabat terlebih dahulu atau dengan kata lain mereka bergerak mengikut cara mereka sendiri, iaitu setiap keputusan boleh dibuat oleh pengurus cawangan sahaja.  Contoh industri yang mengamalkan mengikut model ini ialah syarikat perisian di mana mereka tidak perlu merujuk kepada ibupejabat untuk membuat keputusan Mereka hanya perlu mengikut perkembangan teknologi yang berlaku di persekitaran mereka sahaja. Jika syarikat tersebut berada di negara yang maju dan membangun, sudah tentu perisian yang terkini juga cepat membangun kerana ianya perlu memenuhi keperluan tempatan.  Syarikat lain yang mengamalkan model multinational ini ialah syarikat makanan Mc Donald. Restoran Mc Donald sepertimana yang kita ketahui ianya berasal daripada luar negara. Setiap negara mempunyai menu mereka yang tersendiri. Mereka tidak perlu merujuk kepada ibupejabat jika mereka ingin menghasilkan makanan terbaru keluaran mereka.  Mereka hanya perlu menghasilkan makanan yang sesuai mengikut negara mereka masing-masing.

J  Global

Model ini merujuk kepada sistem yang digunakan oleh setiap cawangan adalah sama dan setiap sistem yang dibuat atau hendak dibuat perlu mendapatkan persetujuan atau pandangan daripada ibupejabat terlebih dahulu.  Sistem ini didapati dapat mewujudkan suasana kerja yang lebih sistematik kerana setiap sistem yang hendak diwujudkan, akan dimaklumkan kepada setiap cawangan melalui pelbagai saluan komunikasi. Oleh itu, jika dilihat dari sudut positif, sistem ini bukan sahaja memberikan kemudahan kepada setiap cawangan, bahkan komunikasi antara setiap cawangan juga akan menjadi lebih berkesan kerana setiap cawangan boleh bertukar-tukar pandangan masing-maisng dari segi penggunaan sistem ini di setiap cawangan.  Selain itu, kelebihan yang ada dari segi penggunaan sistem yang seragam di setiap organisasi adalah penjimatan kos boleh berlaku kerana ianya menggunakan sistem yang seragam di setiap cawangan. Di samping kebaikan yang dapat dilihat, kelemahan juga dapat dilihat tetapi pada peratusan yang amat sedikit. Antara kelemahan yang dapat dilihat ialah ahli organisasi antara cawangan tidak boleh membuat keputusan secara sendirian kerana setiap cadangan atau keputusan perlu dirujuk kepada ibupejabat terlebih dahulu. Contoh organsasi yang menggunakan model ini ialah syarikat perisian seperti Microsoft.  Syarikat perisian Microsoft di seluruh negara perlu berhubung antara satu sama lain terutamanya di ibupejabat bagi melaporkan atau mendapatkan persetujuan jika sesebuah negara itu ingin menambahbaik sistem yang sedia ada. Selain itu, organisasi yang mengamalkan sistem global ini ialah firma-firma Jepun seperti Kao dan NEC. Ibupejabat akan menghasilkan teknologi baru dan menyebarkan kepada anak-anak syarikat. 

J  International

Model ini melibatkan perkongsian maklumat antara setiap organisasi atau cawangan menggunakan rangkaian komunikasi teknologi seperti emel, persidangan video, telefon dan lain-lain. Ianya bertujuan untuk menyebarkan atau pertukaran maklumat-maklumat antara ahli-ahli organisasi.  Ianya lebih fokus kepada penyebaran ilmu pengetahuan dan perkongsian ilmu. Dengan itu,ilmu yang diperolehi oleh ahli organisasi juga akan bertambah dengan perkongsian maklumat atau ilmu yang dilakukan. Perkongsian maklumat ini bukan sahaja antara setiap cawangan, tetapi juga perkongsian ini juga boleh berlaku di antara organisasi yang sedang pesat membangun.  Perkongsian maklumat ini akan lebih berkesan dengan adanya perkongsian ilmu antara organisasi yang membangun dengan organisasi yang berusaha untuk menjadi satu organisasi yang membangun. Contoh organisasi yang boleh mengamalkan model ini ialah syarikat penerbangan Air Asia. Seperti yang diketahui, Air Asia merupakan syarikat penerbangan yang mempunyai cawangan di kebanyakan negara . Oleh itu, Air Asia dalam memastikan perkongsian maklumat antara cawangan berjalan lancar, perkongsian maklumat dikongsikan menggunakan medium perantaraan elektronik bagi membolehkan setiap cawangan berkongsi dan bertukar pandangan terhadap promosi atau apa sahaja yang dapat menaikkan taraf Air Asia sebagai syarikat penerbangan pilihan pelanggan.

J  Transnational

Model ini merupakan gabungan bagi ketiga-tiga model, iaitu multinational, global dan international. Di sini dapat dilihat bahawa model ini lebih fleksibel kerana organisasi yang menggunakan model ini berpeluang untuk menggunapakai sistem bagi cawangan mereka mengikut kesesuaian organisasi tersebut. Ianya juga dapat menjimatkan kos di samping lebih responsif dan dapat menjimatkan kos.

Sehubungan itu, kesimpulan yang dapat dibuat melalui keempat-empat model ini ialah, ianya boleh berubah mengikut kesesuaian setiap organisasi dan perancangan yang dibuat oleh ahli organisasi dalam menjadikan sistem yang akan dibuat setaraf dengan negara yang membangun.

Rujukan:

Beaman, Karen V. and Alfred J. Walker. 2000. “Globalizing HRIS: The New Transnational Model.” IHRIM Journal. Vol. IV, No. 4. October-December 2000.

Beaman, Karen V. and Gregory R. Guy. 2003. “Transnational Development: The Efficiency Innovation Model.“ IHRIM Journal. Vol. VII, No. 6. November 2003

Pengenalan

Sistem Maklumat Sumber Manusia

Banyak pendapat yang menceritakan atau menerangkan mengenai Sistem Maklumat Sumber Manusia. Hal ini kerana tiada definisi yang spesifik mengenai maksud sebenar Sistem Maklumat Sumber Manusia.

Teknologi Maklumat Sumber Manusia adalah sebarang bentuk teknologi yang digunakan untuk menarik, mengambil, mengekalkan bakat, menyokong pentadbiran sumber manusia dan mengoptimumkan pengurusan sumber manusia (Shrivastava dan Shaw, 2003).

Hendrickson (2003) mendefinisikan  Sistem Maklumat Sumber Manusia sebagai satu system berintegrasi yang digunakan untuk mengumpul, menyimpan dan menganalisis maklumat berkait dengan sumber manusia dalam sesebuah organisasi.

Cathcart (1999) pula mendefinikasikan Sistem Maklumat Sumber Manusia sebagai satu prosedur bersistem untuk mengumpul, menyimpan, mengekal, mendapatkan kembali dan mengesahkan data yang diperlukan organisasi tentang pekerja, aktiviti sumber manusia dan unit dalam organisasi.

Berdasarkan beberapa pendapat di atas mengenai definisi Sistem Maklumat Sumber Manusia, jelas di sini kita dapat lihat bahawa Sistem Maklumat Sumber Manusia memainkan peranan yang penting dalam membangunkan sesebuah organisasi agar lebih sistematik dan teratur dan sistem tersebut juga dapat menjadi pemangkin kepada kemajuan dan organisasi itu sendiri.

Rujukan:

1. Ibrahim Mamat, Zaiton Hassan (2008), Pengurusan Sumber Manusia: Perspektif Modal    Insan, Dewan Bahasa dan Pustaka, Kuala Lumpur

Pengenalan Diri

Assalamualaikum,

Sebelum saya memulakan bicara, izinkan saya memperkenalkan dahulu diri saya. Nama saya Nur Hafizah Mohd Yusopp. Saya berumur 25 tahun. Saya mempunyai 4 orang adik beradik di mana saya anak yang ketiga. Kini saya berkhidmat di Akademi Pengajian Melayu, Universiti Malaya sebagai Setiausaha Pejabat gred N27. Saya telah berkhidmat di Universiti Malaya selama hampir 5 tahun.  Sebelum saya berkhidmat di Universiti Malaya, saya pernah berkhidmat di Universiti Sains Malaysia dengan jawatan yang sama selama 2 bulan sebelum saya mendapat kerja di Universiti Malaya.  Saya mula mendaftarkan diri sebagai pelajar jurusan Ijazah Sarjana Muda Sains (Pembangunan Sumber Manusia) pada penghujung tahun 2008. 

Ingin saya kongsikan di sini mengapa saya memilih untuk menyambung pelajaran di peringkat Ijazah Sarjana Muda.  Hal ini adalah kerana saya ingin memantapkan lagi kerjaya saya di samping pengetahuan saya terhadap sesuatu kerja. Lebih-lebih lagi kursus atau pengajian yang saya pilih ini amat berkait rapat dengan tugas seharian saya. Sehubungan itu, dengan adanya blog ini saya akan kongsikan kepada semua berkaitan maklumat-makluma atau ilmu-ilmu terutamanya yang melibatkan pengurusan sumber manusia dan pendapat saya mengenai maklumat-maklumat tersebut.