Sistem Maklumat Sumber Manusia (HRIS): Pengurusan Prestasi (Performance Management)

Sistem pengurusan prestasi/ penilaian prestasi adalah pendekatan utama mengukur prestasi seseorang pekerja dalam menjalankan tugas. Selain mengukur prestasi, sistem penilaian prestasi juga adalah sebahagian daripada cara membentuk garis panduan ke arah pengurusan bakat. Sistem penilaian yang dibangunkan dengan sistematik akan menjadi mekanisme yang membolehkan pihak pengurusan organisasi melihat pencapaian kakitangan, menjana data yang dirujuk dalam mengurus dan membangun bakat dan mengekal serta meningkatkan perancangan aktiviti organisasi sesuai dengan keperluan semasa dan masa hadapan. Perlu diingatkan juga penilaian prestasi ini juga menentukan tahap motivasi seseorang pekerja. Sebagai contoh, pekerja yang mendapat markah yang rendah akan menyebabkan prestasi kerja mereka menurun dan begitu juga sebaliknya. Sehubungan itu, organisasi perlu bijak dalam menilai prestasi para pekerja mereka agar situasi penurunan motivasi pekerja tidak akan berlaku kerana ianya sedikit sebanyak akan menyebabkan emosi dan tahap keyakinan pekerja terganggu.

Pengurusan prestasi juga merujuk kepada bagaimana sesebuah organsasi memanfaatkan aset (manusia, kewangan dan teknologi) untuk pencapaian matlamat jangka pendek dan jangka panjang organisasi.

Organisasi mempunyai pelbagai alasan untuk melaksanakan penilaian prestasi pekerjanya. Antara alasan termasuklah:

1. Memastikan kandungan kerja, tugasan dan tanggungjawab yang dilaksanakan oleh staf menepati spesifikasi kerjanya.

2. Mengenal pasti staf yang berprestasi baik untuk diberikan ganjaran; staf yang berprestasi rendah untuk dibangunkan dan staf lain untuk tindakan-tindakan lain.

3. Memberikan maklum balas kepada staf tentang tahap prestasi serta rancangan untuk memperbaiki kelemahan mereka.

Kebanyakan organisasi merasakan tugas untuk membangun dan menguruskan satu sistem penilaian prestasi yang berkesan merupakan satu tugas pengurusan sumber manusia yang sangat rumit. Kebanyakan pengurus sumber manusia berasa tidak puas hati dengan tugas yang berkait dengan penilaian prestasi, kenaikan pangkat, peluang untuk membangun diri dan sebagainya yang mereka laksanakan. Sistem Pengurusan Prestasi atau Penilaian Prestasi ini menyediakan kemudahan bagi menetapkan sasaran kerja tahunan pegawai selaras dengan matlamat organisasi serta membuat penilaian prestasi tahunan. Melalui proses ini penyelia dan pengurusan dapat menghubungkaitkan pretasi pegawai kepada pengurusan pembangunan kerjaya, keperluan pembangunan serta pemilihan penerima anugerah khidmat cemerlang bagi sesebuah organisasi.

Kebanyakan organisasi menilai prestasi para pekerja mereka dengan menggunakan sistem penilaian prestasi di mana sistem ini dilihat dapat membantu organisasi meningkatkan membantu organisasi meningkatkan prestasi dengan memberi tumpuan kepada akauntabiliti, budaya ke arah pengukuran dan ketelusan.

Proses penilaian prestasi boleh dilakukan dengan beberapa cara mengikut setiap organisasi itu sendiri. Mengikut Stephen P. Robins (1995), terdapat 3 cara untuk melakukan penilaian prestasi iaitu;

1. Absolute Standard.

Pekerja tidak akan dibezakan di antara satu sama lain atau dengan kata lain tidak ada istilah berat sebelah untuk menilai setiap pekerja dan pekerja akan dinilai dengan cara sama rata. Terdapat beberapa cara yang termasuk didalam kumpulan ini, iaitu;

a. Penulisan Essei.

Cara ini merupakan cara yang memerlukan pekerja menulis esei yang mengandungi kekuatan, kelemahan, prestasi yang lalu, potensi dan cadangan untuk peningkatan. Cara penilaian bagi penulisan esei ini adalah bergantung kepada kebolehan pekerja dalam menulis. Ianya tidak melibatkan bentuk yang kompleks atau latihan intensif untuk menyiapkannya.

b. Keadaan Genting (incident critical).

Keadaan genting lebih memfokuskan terhadap perlakuan utama pekerja dalam membuat perbezaan di antara tugasan yang berkesan dan tidak berkesan. Perlakuan yang utama di sini adalah perlakuan yang spesifik, tidak dikenali sebagai peranan personaliti. Senarai keadaan genting dapat memberikan satu contoh di mana pekerja menunjukkan sifat yang dikehendaki dan ini boleh dikatakan sebagai peningkatan.

c. Senarai Semakan.

Penyelia menggunakan senarai semakan untuk menyenaraikan penerangan melalui perlakuan dan memeriksa perlakuan tersebut yang akan diaplikasikan kepada pekerja. Tujuan utama penyenaraian semakan adalah untuk mengurangkan kos di mana sesebuah organisasi mempunyai beberapa kategori pekerjaan, senarai semula mesti dibuat pada setiap kategori. Kebanyakan organisasi membuat senarai semakan melalui sistem yang diwujudkan di setiap organisasi di mana sistem tersebut membolehkan penyelia melihat beban tugas yang dibuat oleh pekerja selain daripada tugas-tugas lain bagi melihat keberkesanan pekerja dalam melakukan tugas tersebut.

2. Relative Standard.

Kategori kedua penilaian prestasi iaitu relative standard di mana pekerja dibandingan antara pekerja dalam penilaian prestasi pekerja. Terdapat dua cara iaitu taraf berkumpulan dan taraf individu.

a. Taraf Berkumpulan.

Penilaian prestasi meggunakan pendekatan secara berkumpulan untuk mengklasifikasikannya.

b. Taraf Individu.

Penilaian prestasi menggunakan pendekatan taraf pekerja dalam bentuk ke atas ke bawah.

3. Objektif.

Cara yang terakhir untuk menilai prestasi adalah objektif. Ianya diaplikasikan dalam bentuk MBO "Management by Objective". Pada akhir penentuan masa objektif yang ditentukan (bulanan, suku tahun, setengah tahun atau tahunan) anda dan pekerja akan duduk bersama dan menilai bagaimanakah prestasi mereka. Sekiranya objektif tersebut dipilih secara berhati-hati untuk mendapatkan dimensi prestasi yang sebenar di dalam jawatan dan penulisan pekerja. Mereka boleh bersiap-sedia untuk dinilai dan mereka juga harus memberikan majikan satu penilaian yang tepat mengenai prestasi kerja mereka secara keseluruhan.

Berdasarkan ketiga-tiga jenis penilaian prestasi di atas, kebanyakan organisasi menggunakan kaedah yang ketiga dalam menilai prestasi pekerja, iaitu “management by Objective”. Sebagai contoh, di Universiti Malaya, satu sistem diwujudkan untuk menilai prestasi para pekerja yang dikenali sebagai KPI. Di dalam sistem tersebut, satu KPI wajib akan diletakkan di mana ianya merupakan objektif kepada pekerja dalam menjalankan tugas dan sasaran terhadap tugas tersebut. Di akhir tahun, pekerja tersebut akan dipanggil oleh penilai untuk dinilai dan markah akan diberikan kepada setiap penilaian yang dibuat. Dengan cara ini, pekerja dapat mengetahui tahap prestasi mereka dan ini juga sebagai motivasi kepada mereka untuk berusaha mendapat markah yang tinggi dalam penilaian prestasi tersebut. Jika pekerja didapati tidak berpuas hati dengan markah yang diperolehi, pekerja boleh berjumpa terus dengan penilai dan berbincang dengan penilai berkaitan dengan ketidakpuasa hati yang berlaku. Beberapa contoh sistem penilaian pretasi yang digunakan di Universiti Malaya adalah seperti berikut: