HRIS Systems Architecture

Penggunaan sistem ini adalah penting kerana ia merupakan asas untuk menggerakkan objektif dan wawasan organisasi.  Di samping itu ianya secara langsung dapat menyumbang ke arah pencapaian tiga objektif utama, iaitu pengurangan kos, peningkatan perkhidmatan dan inovasi.

Sehubungan itu, setiap organisasi memainkan peranan yang penting dalam menentukan sistem atau model yang hendak diguna pakai di organisasi masing-masing.  Setiap organisasi berbeza sistem mereka mengikut model-model sistem yang mereka gunakan. Model-model yang boleh diguna pakai menurut Beaman dan Walker (2000) adalah seperti berikut:

☺       Standalone System Model

Sistem ini merupakan sistem yang tiada kaitan antara satu sama lain atau  dengan kata lain ianya adalah sistem yang paling asas . Ianya lebih bersifat berdikari atau bergerak secara sendiri.  Data yang dibuat oleh organisasi yang memilih model ini adalah data yang disesuaikan mengikut negara masing-masing serta tidak seragam antara satu sama lain.  Cara penyampaian maklumat atau penghantaran maklumat lebih tertumpu kepada penghantaran maklumat melalui teknologi seperti emel, faks, telefon dan sebagainya.  Sistem ini sukar untuk dianalisis kerana ianya berbeza mengikut negara dan data yang didapati setiap negara adalah berbeza-beza. Contoh organisasi yang mengamalkan model ini adalah proton di mana proton yang mempunyai cawangan di luar negara akan menghasilkan kereta keluaran proton mengikut kesesuaian kawasan di sana iaitu yang bersalji, yang tahan dengan cuaca panas terik.

 ☺      Data Warehouse Model

Model ini menggunakan data yang tersendiri dan segala maklumat yang ada di setiap cawangan boleh dikongsikan kepada setiap ahli cawangan melalui data mart.  Sehubungan itu, segala maklumat yang ingin dikongsi oleh setiap cawangan menjadi mudah kerana aplikasi yang digunakan adalah sama. Ianya juga menjimatkan kos kerana menggunakan aplikasi perisian yang sama bagi keseluruhan cawangan di mana sistem tersebut dikongsi oleh setiap ahli cawangan. Di samping itu, data untuk dianalisis juga menjadi lebih senang disebabkan keseragaman yang digunakan. Organisasi yang menggunakan model ini banyak didapati di bank-bank luar negara yang berpusat di seluruh dunia seperti Hong Leong Bank, OCBC Bank dan sebagainya kerana ianya memudahkan penyampaian maklumat antara sesebuah negara berjalan dengan lancar di samping pemantauan antara bank-bank dapat dilakukan secara berkala.

☺        Single Integrated System Model

Sistem ini adalah sistem yang paling maju yang digunakan oleh organisasi.  Hal ini kerana sistem ini tertumpu kepada satu pusat induk yang menggunakan sesuatu sistem, dan seluruh cawangan yang terlibat akan menggunakan sistem yang sama. Cara untuk menyeragamkan sistem yang digunakan oleh pusat induk kesemua cawangan adalah secara automatik iaitu, apabila satu sistem dinaiktarafkan, ianya secara automatik akan dikemaskini diseluruh sistem di setiap cawangan.  Sebagai contoh, syarikat penghasilan telefon berjenama seperti Nokia, Sony Ericsson, Samsung dan lain-lain. Penghasilan sistem dan produk adalah sama bagi setiap cawangan dan setiap keluaran produk baru atau penambahbaikan bagi setiap produk yang dikeluarkan, ianya akan sama bagi setiap cawangan. Ini bagi menjaga mutu bagi setiap barangan atau produk keluaran syarikat tersebut.

Sehubungan itu, setiap model mempunyai kelebihan dan kekurangan masing-masing. Ianya terpulang kepada setiap organisasi itu sendiri dalam menentukan model mana yang boleh diguna pakai agar organisasi dapat mencapai objektif organisasi yang ditetapkan.

Rujukan:

Beaman, Karen V. and Alfred J. Walker. 2000. “Globalizing HRIS: The New Transnational Model.” IHRIM Journal. Vol. IV, No. 4. October-December 2000.

Mohd Hizam Hanafizah & Zafir Mohd Makhbul (2003), Pengurusan Organisasi: Edisi Kedua, Universiti Kebangsaan Malaysia