Kesimpulan

Kesimpulan yang boleh dibuat berdasarkan ketiga-tiga tajuk di atas adalah teknologi maklumat sumber manusia sedikit sebanyak mempengaruhi keberkesanan atau kejayaan sebuah organisasi itu. Hal ini kerana jika organsasi bijak dalam menguruskan atau memilih sistem maklumat yang hendak digunakan, ianya akan menyebabkan organisasi mengalami kesukaran dalam mencapai objektif yang ditetapkan.  Sebagai contoh Globalizing HRIS: The New Transnational Model dimana ianya berlaku dalam sesebuah organisasi mengikut perkembangan teknologi global yang terkini dan kadang-kala ianya agak drastik kerana setiap organisasi sentiasa bersaing untuk mencapai atau menjadikan organisasi mereka mendapat tempat di pasaran antarabangsa kerana kebanyakan negara-negara di dunia sedang berlumba-lumba untuk mencari sesuatu yang baru yang dapat mengubah organisasi mereka menjadi lebih mantap tertamanya dari segi teknologi. Oleh itu, organisasi perlu bijak dalam mencari peluang untuk membuatkan organisasi mancapai objektif yang telah ditetapkan.

Dalam menggerakkan sistem di sesebuah organisasi pemilihan adalah penting kerana secara langsung dapat menyumbang ke arah pencapaian tiga objektif utama, iaitu pengurangan kos, peningkatan perkhidmatan dan inovasi. Sehubungan itu, setiap organisasi memainkan peranan yang penting dalam menentukan sistem atau model yang hendak diguna pakai di organisasi masing-masing. 

Selain itu, jika sistem yang ingin dibangunkan oleh organisasi itu telah mantap, organisasi perlu juga memikirkan cara untuk memantapkan lagi pengurusan pekerja kerana segala sistem yang dikendalikan menggunakan tenaga manusia. Oleh itu, dengan wujudnya penilaian pretasi, organsasi dapat mengenalpasti keupayaan pekerja dalam melaksanakan tugas.  Jika kesemua ini diambil berat organisasi, tidak mustahil organisasi dapat mencapai matlamat yang ditetapkan.

Pengurusan Prestasi (Performance Management)

Sistem pengurusan prestasi/ penilaian prestasi adalah pendekatan utama mengukur prestasi seseorang pekerja dalam menjalankan tugas. Selain mengukur prestasi, sistem penilaian prestasi juga adalah sebahagian daripada cara membentuk garis panduan ke arah pengurusan bakat. Sistem penilaian yang dibangunkan dengan sistematik akan menjadi mekanisme yang membolehkan pihak pengurusan organisasi melihat pencapaian kakitangan, menjana data yang dirujuk dalam mengurus dan membangun bakat dan mengekal serta meningkatkan perancangan aktiviti organisasi sesuai dengan keperluan semasa dan masa hadapan.  Perlu diingatkan juga penilaian prestasi ini juga menentukan tahap motivasi seseorang pekerja. Sebagai contoh, pekerja yang mendapat markah yang rendah akan menyebabkan prestasi kerja mereka menurun dan begitu juga sebaliknya. Sehubungan itu, organisasi perlu bijak dalam menilai prestasi para pekerja mereka agar situasi penurunan motivasi pekerja tidak akan berlaku kerana ianya sedikit sebanyak akan menyebabkan emosi dan tahap keyakinan pekerja terganggu.

Pengurusan prestasi juga merujuk kepada bagaimana sesebuah organsasi memanfaatkan aset (manusia, kewangan dan teknologi) untuk pencapaian matlamat jangka pendek dan jangka panjang organisasi.

Organisasi mempunyai pelbagai alasan untuk melaksanakan penilaian prestasi pekerjanya. Antara alasan termasuklah:

1.         Memastikan kandungan kerja, tugasan dan tanggungjawab yang dilaksanakan oleh staf menepati spesifikasi kerjanya.

2.         Mengenal pasti staf yang berprestasi baik untuk diberikan ganjaran; staf yang berprestasi rendah untuk dibangunkan dan staf lain untuk tindakan-tindakan lain.

3.         Memberikan maklum balas kepada staf tentang tahap prestasi serta rancangan untuk memperbaiki kelemahan mereka.

Kebanyakan organisasi merasakan tugas untuk membangun dan menguruskan satu sistem penilaian prestasi yang berkesan merupakan satu tugas pengurusan sumber manusia yang sangat rumit. Kebanyakan pengurus sumber manusia berasa tidak puas hati dengan tugas yang berkait dengan penilaian prestasi, kenaikan pangkat, peluang untuk membangun diri dan sebagainya yang mereka laksanakan. Sistem Pengurusan Prestasi atau Penilaian Prestasi ini menyediakan kemudahan bagi menetapkan sasaran kerja tahunan pegawai selaras dengan matlamat organisasi serta membuat penilaian prestasi tahunan. Melalui proses ini penyelia dan pengurusan dapat menghubungkaitkan pretasi pegawai kepada pengurusan pembangunan kerjaya, keperluan pembangunan serta pemilihan penerima anugerah khidmat cemerlang bagi sesebuah organisasi.

Kebanyakan organisasi menilai prestasi para pekerja mereka dengan menggunakan sistem penilaian prestasi di mana sistem ini dilihat dapat membantu organisasi meningkatkan membantu organisasi meningkatkan prestasi dengan memberi tumpuan kepada akauntabiliti, budaya ke arah pengukuran dan ketelusan.

Proses penilaian prestasi boleh dilakukan dengan beberapa cara mengikut setiap organisasi itu sendiri. Mengikut Stephen P. Robins (1995), terdapat 3 cara untuk melakukan penilaian prestasi iaitu;

1.            Absolute Standard.

Pekerja tidak akan dibezakan di antara satu sama lain atau dengan kata lain tidak ada istilah berat sebelah untuk menilai setiap pekerja dan pekerja akan dinilai dengan cara sama rata. Terdapat beberapa cara yang termasuk didalam kumpulan ini, iaitu;

a.            Penulisan Essei.

Cara ini merupakan cara yang memerlukan pekerja menulis esei yang mengandungi kekuatan, kelemahan, prestasi yang lalu, potensi dan cadangan untuk peningkatan. Cara penilaian bagi penulisan esei ini adalah bergantung kepada kebolehan pekerja dalam menulis.  Ianya tidak melibatkan bentuk yang kompleks atau latihan intensif untuk menyiapkannya.

b.         Keadaan Genting (incident critical).

Keadaan genting lebih memfokuskan terhadap perlakuan utama pekerja dalam membuat perbezaan di antara tugasan yang berkesan dan tidak berkesan. Perlakuan yang utama di sini adalah perlakuan yang spesifik, tidak dikenali sebagai peranan personaliti. Senarai keadaan genting dapat memberikan satu contoh di mana pekerja menunjukkan sifat yang dikehendaki dan ini boleh dikatakan sebagai peningkatan.

c.         Senarai Semakan.

Penyelia menggunakan senarai semakan untuk menyenaraikan penerangan melalui perlakuan dan memeriksa perlakuan tersebut yang akan diaplikasikan kepada pekerja. Tujuan utama penyenaraian semakan adalah untuk mengurangkan kos di mana sesebuah organisasi mempunyai beberapa kategori pekerjaan, senarai semula mesti dibuat pada setiap kategori. Kebanyakan organisasi membuat senarai semakan melalui sistem yang diwujudkan di setiap organisasi di mana sistem tersebut membolehkan penyelia melihat beban tugas yang dibuat oleh pekerja selain daripada tugas-tugas lain bagi melihat keberkesanan pekerja dalam melakukan tugas tersebut.

2.         Relative Standard.

Kategori kedua penilaian prestasi iaitu relative standard di mana pekerja dibandingan antara pekerja dalam penilaian prestasi pekerja. Terdapat dua cara iaitu taraf berkumpulan dan taraf individu.

a.         Taraf Berkumpulan.

Penilaian prestasi meggunakan pendekatan secara berkumpulan untuk mengklasifikasikannya.

 b.         Taraf Individu.

Penilaian prestasi menggunakan pendekatan taraf pekerja dalam bentuk ke atas ke bawah.

3.         Objektif.

Cara yang terakhir untuk menilai prestasi adalah objektif. Ianya diaplikasikan dalam bentuk MBO "Management by Objective". Pada akhir penentuan masa objektif yang ditentukan (bulanan, suku tahun, setengah tahun atau tahunan) anda dan pekerja akan duduk bersama dan menilai bagaimanakah prestasi mereka. Sekiranya objektif tersebut dipilih secara berhati-hati untuk mendapatkan dimensi prestasi yang sebenar di dalam jawatan dan penulisan pekerja. Mereka boleh bersiap-sedia untuk dinilai dan mereka juga harus memberikan majikan satu penilaian yang tepat mengenai prestasi kerja mereka secara keseluruhan.

Berdasarkan ketiga-tiga jenis penilaian prestasi di atas, kebanyakan organisasi menggunakan kaedah yang ketiga dalam menilai prestasi pekerja, iaitu “management by Objective”. Sebagai contoh, di Universiti Malaya, satu sistem diwujudkan untuk menilai prestasi para pekerja yang dikenali sebagai KPI.  Di dalam sistem tersebut, satu KPI wajib akan diletakkan di mana ianya merupakan objektif kepada pekerja dalam menjalankan tugas dan sasaran terhadap tugas tersebut.  Di akhir tahun, pekerja tersebut akan dipanggil oleh penilai untuk dinilai dan markah akan diberikan kepada setiap penilaian yang dibuat.  Dengan cara ini, pekerja dapat mengetahui tahap prestasi mereka dan ini juga sebagai motivasi kepada mereka untuk berusaha mendapat markah yang tinggi dalam penilaian prestasi tersebut.  Jika pekerja didapati tidak berpuas hati dengan markah yang diperolehi, pekerja boleh berjumpa terus dengan penilai dan berbincang dengan penilai berkaitan dengan ketidakpuasa hati yang berlaku.  Beberapa contoh sistem penilaian pretasi yang digunakan di Universiti Malaya adalah seperti berikut:

Rujukan:

Ibrahim Mamat & Zaiton Hassan (2008), Pengurusan Sumber Manusia: Perspektif Modak Insan, Dewan Bahasa dan Pustaka

Mohd Hizam Hanafiah & Zafir Mohd Makhbul (2003), Pengurusan Organisasi: Edisi Kedua, Mc Graw Hill Education

http://sarjana.tripod.com/prestasi1.html

HRIS Systems Architecture

Penggunaan sistem ini adalah penting kerana ia merupakan asas untuk menggerakkan objektif dan wawasan organisasi.  Di samping itu ianya secara langsung dapat menyumbang ke arah pencapaian tiga objektif utama, iaitu pengurangan kos, peningkatan perkhidmatan dan inovasi.

Sehubungan itu, setiap organisasi memainkan peranan yang penting dalam menentukan sistem atau model yang hendak diguna pakai di organisasi masing-masing.  Setiap organisasi berbeza sistem mereka mengikut model-model sistem yang mereka gunakan. Model-model yang boleh diguna pakai menurut Beaman dan Walker (2000) adalah seperti berikut:

☺       Standalone System Model

Sistem ini merupakan sistem yang tiada kaitan antara satu sama lain atau  dengan kata lain ianya adalah sistem yang paling asas . Ianya lebih bersifat berdikari atau bergerak secara sendiri.  Data yang dibuat oleh organisasi yang memilih model ini adalah data yang disesuaikan mengikut negara masing-masing serta tidak seragam antara satu sama lain.  Cara penyampaian maklumat atau penghantaran maklumat lebih tertumpu kepada penghantaran maklumat melalui teknologi seperti emel, faks, telefon dan sebagainya.  Sistem ini sukar untuk dianalisis kerana ianya berbeza mengikut negara dan data yang didapati setiap negara adalah berbeza-beza. Contoh organisasi yang mengamalkan model ini adalah proton di mana proton yang mempunyai cawangan di luar negara akan menghasilkan kereta keluaran proton mengikut kesesuaian kawasan di sana iaitu yang bersalji, yang tahan dengan cuaca panas terik.

 ☺      Data Warehouse Model

Model ini menggunakan data yang tersendiri dan segala maklumat yang ada di setiap cawangan boleh dikongsikan kepada setiap ahli cawangan melalui data mart.  Sehubungan itu, segala maklumat yang ingin dikongsi oleh setiap cawangan menjadi mudah kerana aplikasi yang digunakan adalah sama. Ianya juga menjimatkan kos kerana menggunakan aplikasi perisian yang sama bagi keseluruhan cawangan di mana sistem tersebut dikongsi oleh setiap ahli cawangan. Di samping itu, data untuk dianalisis juga menjadi lebih senang disebabkan keseragaman yang digunakan. Organisasi yang menggunakan model ini banyak didapati di bank-bank luar negara yang berpusat di seluruh dunia seperti Hong Leong Bank, OCBC Bank dan sebagainya kerana ianya memudahkan penyampaian maklumat antara sesebuah negara berjalan dengan lancar di samping pemantauan antara bank-bank dapat dilakukan secara berkala.

☺        Single Integrated System Model

Sistem ini adalah sistem yang paling maju yang digunakan oleh organisasi.  Hal ini kerana sistem ini tertumpu kepada satu pusat induk yang menggunakan sesuatu sistem, dan seluruh cawangan yang terlibat akan menggunakan sistem yang sama. Cara untuk menyeragamkan sistem yang digunakan oleh pusat induk kesemua cawangan adalah secara automatik iaitu, apabila satu sistem dinaiktarafkan, ianya secara automatik akan dikemaskini diseluruh sistem di setiap cawangan.  Sebagai contoh, syarikat penghasilan telefon berjenama seperti Nokia, Sony Ericsson, Samsung dan lain-lain. Penghasilan sistem dan produk adalah sama bagi setiap cawangan dan setiap keluaran produk baru atau penambahbaikan bagi setiap produk yang dikeluarkan, ianya akan sama bagi setiap cawangan. Ini bagi menjaga mutu bagi setiap barangan atau produk keluaran syarikat tersebut.

Sehubungan itu, setiap model mempunyai kelebihan dan kekurangan masing-masing. Ianya terpulang kepada setiap organisasi itu sendiri dalam menentukan model mana yang boleh diguna pakai agar organisasi dapat mencapai objektif organisasi yang ditetapkan.

Rujukan:

Beaman, Karen V. and Alfred J. Walker. 2000. “Globalizing HRIS: The New Transnational Model.” IHRIM Journal. Vol. IV, No. 4. October-December 2000.

Mohd Hizam Hanafizah & Zafir Mohd Makhbul (2003), Pengurusan Organisasi: Edisi Kedua, Universiti Kebangsaan Malaysia

Globalizing HRIS: The New Transnational Model

Globalizing Sistem Maklumat Sumber Manusia merupakan satu perubahan atau anjakan paradigm yang berlaku dalam sesebuah organisasi mengikut perkembangan teknologi global yang terkini.  Ianya melibatkan perkembangan teknologi yang kadang-kala ianya agak drastik kerana setiap organisasi sentiasa bersaing untuk mencapai atau menjadikan organisasi mereka mendapat tempat di pasaran antarabangsa kerana kebanyakan negara-negara di dunia sedang berlumba-lumba untuk mencari sesuatu yang baru yang dapat mengubah organisasi mereka menjadi lebih mantap tertamanya dari segi teknologi.

Terdapat 4 model yang diperkenalkan oleh Bartlett and Ghoshal's (1989) di mana ianya di amalkan di setiap organisasi di seluruh dunia mengikut kesesuaian organisasi masing-masing.  Model tersebut adalah seperti berikut:

J  Multinational

Model ini merujuk kepada setiap keputusan yang dibuat oleh organisasi terutamanya organisasi yang mempunyai cawangan di setiap negara tidak perlu merujuk kepada ibupejabat atau melaporkan kepada ibupejabat.  Kebanyakan keputusan yang dibuat tidak dirujuk kepada ibupejabat terlebih dahulu atau dengan kata lain mereka bergerak mengikut cara mereka sendiri, iaitu setiap keputusan boleh dibuat oleh pengurus cawangan sahaja.  Contoh industri yang mengamalkan mengikut model ini ialah syarikat perisian di mana mereka tidak perlu merujuk kepada ibupejabat untuk membuat keputusan Mereka hanya perlu mengikut perkembangan teknologi yang berlaku di persekitaran mereka sahaja. Jika syarikat tersebut berada di negara yang maju dan membangun, sudah tentu perisian yang terkini juga cepat membangun kerana ianya perlu memenuhi keperluan tempatan.  Syarikat lain yang mengamalkan model multinational ini ialah syarikat makanan Mc Donald. Restoran Mc Donald sepertimana yang kita ketahui ianya berasal daripada luar negara. Setiap negara mempunyai menu mereka yang tersendiri. Mereka tidak perlu merujuk kepada ibupejabat jika mereka ingin menghasilkan makanan terbaru keluaran mereka.  Mereka hanya perlu menghasilkan makanan yang sesuai mengikut negara mereka masing-masing.

J  Global

Model ini merujuk kepada sistem yang digunakan oleh setiap cawangan adalah sama dan setiap sistem yang dibuat atau hendak dibuat perlu mendapatkan persetujuan atau pandangan daripada ibupejabat terlebih dahulu.  Sistem ini didapati dapat mewujudkan suasana kerja yang lebih sistematik kerana setiap sistem yang hendak diwujudkan, akan dimaklumkan kepada setiap cawangan melalui pelbagai saluan komunikasi. Oleh itu, jika dilihat dari sudut positif, sistem ini bukan sahaja memberikan kemudahan kepada setiap cawangan, bahkan komunikasi antara setiap cawangan juga akan menjadi lebih berkesan kerana setiap cawangan boleh bertukar-tukar pandangan masing-maisng dari segi penggunaan sistem ini di setiap cawangan.  Selain itu, kelebihan yang ada dari segi penggunaan sistem yang seragam di setiap organisasi adalah penjimatan kos boleh berlaku kerana ianya menggunakan sistem yang seragam di setiap cawangan. Di samping kebaikan yang dapat dilihat, kelemahan juga dapat dilihat tetapi pada peratusan yang amat sedikit. Antara kelemahan yang dapat dilihat ialah ahli organisasi antara cawangan tidak boleh membuat keputusan secara sendirian kerana setiap cadangan atau keputusan perlu dirujuk kepada ibupejabat terlebih dahulu. Contoh organsasi yang menggunakan model ini ialah syarikat perisian seperti Microsoft.  Syarikat perisian Microsoft di seluruh negara perlu berhubung antara satu sama lain terutamanya di ibupejabat bagi melaporkan atau mendapatkan persetujuan jika sesebuah negara itu ingin menambahbaik sistem yang sedia ada. Selain itu, organisasi yang mengamalkan sistem global ini ialah firma-firma Jepun seperti Kao dan NEC. Ibupejabat akan menghasilkan teknologi baru dan menyebarkan kepada anak-anak syarikat. 

J  International

Model ini melibatkan perkongsian maklumat antara setiap organisasi atau cawangan menggunakan rangkaian komunikasi teknologi seperti emel, persidangan video, telefon dan lain-lain. Ianya bertujuan untuk menyebarkan atau pertukaran maklumat-maklumat antara ahli-ahli organisasi.  Ianya lebih fokus kepada penyebaran ilmu pengetahuan dan perkongsian ilmu. Dengan itu,ilmu yang diperolehi oleh ahli organisasi juga akan bertambah dengan perkongsian maklumat atau ilmu yang dilakukan. Perkongsian maklumat ini bukan sahaja antara setiap cawangan, tetapi juga perkongsian ini juga boleh berlaku di antara organisasi yang sedang pesat membangun.  Perkongsian maklumat ini akan lebih berkesan dengan adanya perkongsian ilmu antara organisasi yang membangun dengan organisasi yang berusaha untuk menjadi satu organisasi yang membangun. Contoh organisasi yang boleh mengamalkan model ini ialah syarikat penerbangan Air Asia. Seperti yang diketahui, Air Asia merupakan syarikat penerbangan yang mempunyai cawangan di kebanyakan negara . Oleh itu, Air Asia dalam memastikan perkongsian maklumat antara cawangan berjalan lancar, perkongsian maklumat dikongsikan menggunakan medium perantaraan elektronik bagi membolehkan setiap cawangan berkongsi dan bertukar pandangan terhadap promosi atau apa sahaja yang dapat menaikkan taraf Air Asia sebagai syarikat penerbangan pilihan pelanggan.

J  Transnational

Model ini merupakan gabungan bagi ketiga-tiga model, iaitu multinational, global dan international. Di sini dapat dilihat bahawa model ini lebih fleksibel kerana organisasi yang menggunakan model ini berpeluang untuk menggunapakai sistem bagi cawangan mereka mengikut kesesuaian organisasi tersebut. Ianya juga dapat menjimatkan kos di samping lebih responsif dan dapat menjimatkan kos.

Sehubungan itu, kesimpulan yang dapat dibuat melalui keempat-empat model ini ialah, ianya boleh berubah mengikut kesesuaian setiap organisasi dan perancangan yang dibuat oleh ahli organisasi dalam menjadikan sistem yang akan dibuat setaraf dengan negara yang membangun.

Rujukan:

Beaman, Karen V. and Alfred J. Walker. 2000. “Globalizing HRIS: The New Transnational Model.” IHRIM Journal. Vol. IV, No. 4. October-December 2000.

Beaman, Karen V. and Gregory R. Guy. 2003. “Transnational Development: The Efficiency Innovation Model.“ IHRIM Journal. Vol. VII, No. 6. November 2003

Pengenalan

Sistem Maklumat Sumber Manusia

Banyak pendapat yang menceritakan atau menerangkan mengenai Sistem Maklumat Sumber Manusia. Hal ini kerana tiada definisi yang spesifik mengenai maksud sebenar Sistem Maklumat Sumber Manusia.

Teknologi Maklumat Sumber Manusia adalah sebarang bentuk teknologi yang digunakan untuk menarik, mengambil, mengekalkan bakat, menyokong pentadbiran sumber manusia dan mengoptimumkan pengurusan sumber manusia (Shrivastava dan Shaw, 2003).

Hendrickson (2003) mendefinisikan  Sistem Maklumat Sumber Manusia sebagai satu system berintegrasi yang digunakan untuk mengumpul, menyimpan dan menganalisis maklumat berkait dengan sumber manusia dalam sesebuah organisasi.

Cathcart (1999) pula mendefinikasikan Sistem Maklumat Sumber Manusia sebagai satu prosedur bersistem untuk mengumpul, menyimpan, mengekal, mendapatkan kembali dan mengesahkan data yang diperlukan organisasi tentang pekerja, aktiviti sumber manusia dan unit dalam organisasi.

Berdasarkan beberapa pendapat di atas mengenai definisi Sistem Maklumat Sumber Manusia, jelas di sini kita dapat lihat bahawa Sistem Maklumat Sumber Manusia memainkan peranan yang penting dalam membangunkan sesebuah organisasi agar lebih sistematik dan teratur dan sistem tersebut juga dapat menjadi pemangkin kepada kemajuan dan organisasi itu sendiri.

Rujukan:

1. Ibrahim Mamat, Zaiton Hassan (2008), Pengurusan Sumber Manusia: Perspektif Modal    Insan, Dewan Bahasa dan Pustaka, Kuala Lumpur

Pengenalan Diri

Assalamualaikum,

Sebelum saya memulakan bicara, izinkan saya memperkenalkan dahulu diri saya. Nama saya Nur Hafizah Mohd Yusopp. Saya berumur 25 tahun. Saya mempunyai 4 orang adik beradik di mana saya anak yang ketiga. Kini saya berkhidmat di Akademi Pengajian Melayu, Universiti Malaya sebagai Setiausaha Pejabat gred N27. Saya telah berkhidmat di Universiti Malaya selama hampir 5 tahun.  Sebelum saya berkhidmat di Universiti Malaya, saya pernah berkhidmat di Universiti Sains Malaysia dengan jawatan yang sama selama 2 bulan sebelum saya mendapat kerja di Universiti Malaya.  Saya mula mendaftarkan diri sebagai pelajar jurusan Ijazah Sarjana Muda Sains (Pembangunan Sumber Manusia) pada penghujung tahun 2008. 

Ingin saya kongsikan di sini mengapa saya memilih untuk menyambung pelajaran di peringkat Ijazah Sarjana Muda.  Hal ini adalah kerana saya ingin memantapkan lagi kerjaya saya di samping pengetahuan saya terhadap sesuatu kerja. Lebih-lebih lagi kursus atau pengajian yang saya pilih ini amat berkait rapat dengan tugas seharian saya. Sehubungan itu, dengan adanya blog ini saya akan kongsikan kepada semua berkaitan maklumat-makluma atau ilmu-ilmu terutamanya yang melibatkan pengurusan sumber manusia dan pendapat saya mengenai maklumat-maklumat tersebut.