Pengrekrutan dan Pemilihan

Pengrekrutan tidak mempunyai definisi khusus yang menerangkan berkaitan maksudnya yang sebenar. Di antara definisi pengrekrutan adalah seperti berikut:

Menurut Henry Simamora (1997:212) Rekrutmen (Recruitment) adalah suatu aktiviti mencari dan memilih pekerja bagi memenuhi keperluan organisasi dalam mencapai objektif organisasi. 

Menurut Schermerhorn, 1997 Rekrutmen (Recruitment) adalah proses memilih pekerja bagi mengisi kekosongan jawatan yang ada dalam sesebuah organisasi.Pengrekrutan yang efektif dan berkesan akan memberikan peluang kepada calon-calon yang berkelayakan dan berkemampuan dalam memenuhi kehendak organisasi.

(http://jurnal-sdm.blogspot.com/2009/11/rekrutmen-recruitment-karyawan-definisi.html)

Menurut Zahir Mohd Makhbul dan Fazilah Mohamad Hasun dalam buku mereka bertajuk Pengambilan dan Pemilihan Pekerjaan Dalam Organisasi (2005), pemilihan pekerja sebenarnya adalah untuk memilih pekerja terbaik bagi sesuatu jawatan. Menurut Mondy, Noe dan Prameaux (2002) pemilihan adalah proses memilih individu dari sekumpulan pemohon yang sesuai memegang sesuatu jawatan dalam organisasi. Pemilihan pekerja dalam organisasi turut member kesan ke atas pengurusan sumber manusia. Pekerja yang memulakan tugas dalam organisasi, sama ada mempunyai kelayakan atau pengalaman, perlu diberi latihan yang berterusan.

PSM perlulah merangka proses pengambilan pekerja bagi syarikat agar syarikat lebih bersedia pada masa sekarang dan di masa hadapan. Pengambilan pekerja dilakukan setelah perbandingan yang dilakukan di antara keperluan dan bekalan adalah menunjukkan bahawa organisasi kekurangan tenaga kerja. Dari itu PSM perlulah mengambil pekerja bagi mengisi kekosongan jawatan jika berlaku kekosongan jawatan di dalam syarikat agar kekosongan yang ada itu dapat dipenuhi seterusnya dapat melaksanakan tugas-tugas yang telah dirancangkan. PSM hendaklah merangka dan memastikan supaya kehendak personal syarikat akan dapat dipenuhi secara berterusan, tepat dan pada masa yang betul. Dengan perancangan yang telah dibuat diharapkan agar sumber tenaga tersebut dapat melaksanakan kerja dengan baik dan pada masa yang sama dapat menghasilkan keputusan sebagaimana yang dikehendaki oleh syarikat. Ianya juga merupakan proses mengenalpasti, berapa ramai sumber tenaga yang diperlukan dan daripada sumber manakah boleh diperolehi mereka ini. Seterusnya menggunakan kepakaran dan pengalaman yang dimiliki oleh mereka itu untuk digunakan bagi mencapai matlamat organisasi. (http://ishakarshad.tripod.com/hrD.htm).

Pada zaman yang serba moden kini, kebanyakkan organisasi tidak lagi menjalankan proses pengrekrutan dan pemilihan pekerja secara manual, iaitu dengan mengisi borang bagi memohon sesuatu jawatan tetapi ianya digantikan dengan suatu sistem yang diwujudkan untuk tujuan tersebut. Contoh organisasi yang mengamalkan pengrekrutan menggunakan sistem adalah Universiti Malaya. Pemohon yang ingin memohon sesuatu jawatan di Universiti Malaya perlu mengisi borang jawatan kosong secara dalam talian. Ini bukan sahaja memudahkan pemohon bahkan pihak pengurusan Sumber Manusia kerana sistem tersebut boleh menapis pemohon-pemohon yang memohon pekerjaan mengikut kelayakan yang diperlukan bagi sesebuah jawatan. Ianya sekaligus menjimatkan masa di samping dapat menjimatkan penggunaan kertas untuk mencetak borang permohonan.

Kebaikan Perancangan Pengambilan

Antara kebaikan yang boleh diperolehi dari perancangan pengambilan yang telah dilakukan itu adalah:-

i.	Proses pengambilan pekerja akan lebih teratur dan bersistematik.
ii.	Memudahkan organisasi dalam merancang sumber manusianya bagi keperluan di masa hadapan
iii.	Dapat mengenalpasti masa dan bila diperlukan.
iv.	Dapat mengenalpasti kelulusan dan kemahiran tertentu yang dikehendaki.
v.	Dapat mengenalpasti terlebih dahulu keperluan personal.

(http://ishakarshad.tripod.com/hrD.htm)

Kesimpulan

Kesimpulannya, proses pemilihan dan pengrekrutan pekerja yang betul dapat memastikan organisasi tidka salah memilih calon yang akan berkhidmat dengan sesebuah organisasi itu. Hal ini kerana pekerja merupakan tonggak utama terhadap jatuh bangun sesebuah organisasi itu. Jika organisasi salah memilih pekerja, maka ianya agak sukar untuk organisasi mencapai matlamat mereka.  Pendapat saya, pekerja yang mempunyai pengalaman lebih bertepatan untuk dipilih bagi berkhidmat di sesebuah organisasi daripada pekerja yang baru sahaja menamatkan pengajian kerana pengalaman bekerja mengatasi segala-galanya.

Rujukan

1.    http://jurnal-sdm.blogspot.com/2009/11/rekrutmen-recruitment-karyawan-definisi.html

2.    http://www.slideshare.net/smklbting6/pengrekrutan

3.    http://ishakarshad.tripod.com/hrD.htm

4.    Ab. Aziz Yusof, 2004, Penilaian Prestasi dari Perspektif Pengurusan Sumber Manusia, Penerbit Universiti Utara Malaysia

Penilaian Prestasi

Penilaian prestasi merupakan satu proses yang sistematik dan formal yang membolehkan pencapaian pekerja diperhati, dinilai, dicatat, dilapor, dibincangkan dan disusuli bertujuan untuk meningkatkan kualiti dan kuantiti kerja yang dilakukan oleh pekerja. Penilaian prestasi berperanan untuk mengukur tahap pencapaian pekerja sama ada mereka telah Berjaya memenuhi sasaran produktiviti organisasi yang telah ditentukan (Latiff Sher Mohamed, 1989). (Ab. Aziz Yusof, 2004, Penilaian Prestasi dari Perspektif Pengurusan Sumber Manusia, Penerbit Universiti Utara Malaysia)

Penilaian prestasi merupakan suatu proses yang sistematik bagi menilai kekuatan dan kelemahan pekerja. Penilaian prestasi bertujuan untuk :-

a.    Memberi maklumbalas kepada pekerja berhubung dengan prestasi kerja mereka. Di Universiti Malaya, maklumbalas kepada pekerja berhubung dengan prestasi kerja mereka adalah melalui penilaian KPI yang diadakan pada setiap hujung tahun. Pada sesi penilaian tersebut, majikan dan pekerja akan berbincang mengenai KPI mereka dan segala kekurangan atau kelemahan yang dilakukan oleh pekerja akan dimaklumkan kepada pekerja untuk mereka berubah.

b.    Menyediakan langkah tertentu untuk membantu pekerja meningkatkan prestasi. Langkah yang diamalkan di Universiti Malaya dalam membantu pekerja dalam meningkatkan prestasi adalah dengan menghantar pekerja yang telah dikenalpasti untuk mengikuti latihan bagi memantapkan lagi diri mereka sekaligus dapat meningkatkan prestasi.

c.    Memberi asas kepada pengurusan dalam menentukan ganjaran kepada pekerja.

d.   Memberi maklumat berhubung dengan keberkesanan aktiviti-aktiviti pemilihan, latihan dan pembangunan pekerja.

Kaedah penilaian yang biasa digunakan untuk menilai prestasi pekerja adalah :-

a.   Senarai semakan (checklist) – cara yang termudah untuk menilai prestasi dengan berdasarkan kepada senarai

b.   Graphic rating scales – alat yang paling popular digunakan dan boleh dikatakan sebagai senarai semakan yang lebih terperinci.

c.   Behaviourally anchored rating scales (BARS) – cara yang lebih menumpukan kepada perkara yang sepatutnya dilakukan oleh pekerja daripada menumpukan kepada ciri-ciri peribadi.

d.   Essay appraisal – satu esei yang mencirikan kelemahan, kekuatan, gelagat dan prestasi pekerja.

e.   Model MBO – teknik penilaian yang kompleks hasil daripada penerimaan program-program MBO.

Berdasarkan kaedah penilaian prestasi di atas, kebanyakan organisasi menggunakan kaedah yang ketiga dalam menilai prestasi pekerja, iaitu “management by Objective”. Sebagai contoh, di Universiti Malaya, satu sistem diwujudkan untuk menilai prestasi para pekerja yang dikenali sebagai KPI. Di dalam sistem tersebut, satu KPI wajib akan diletakkan di mana ianya merupakan objektif kepada pekerja dalam menjalankan tugas dan sasaran terhadap tugas tersebut. Di akhir tahun, pekerja tersebut akan dipanggil oleh penilai untuk dinilai dan markah akan diberikan kepada setiap penilaian yang dibuat. Dengan cara ini, pekerja dapat mengetahui tahap prestasi mereka dan ini juga sebagai motivasi kepada mereka untuk berusaha mendapat markah yang tinggi dalam penilaian prestasi tersebut. Jika pekerja didapati tidak berpuas hati dengan markah yang diperolehi, pekerja boleh berjumpa terus dengan penilai dan berbincang dengan penilai berkaitan dengan ketidakpuasa hati yang berlaku.

(http://rodzah.files.wordpress.com/2010/02/7-unit7-new.pdf)

Kesimpulan

Secara kesimpulannya, penilaian prestasi merupakan kayu pengukur terhadap kebolehan atau keupayaan seseorang staf itu dalam menjalankan tugas seharian. Penilaian prestasi juga secara tidak langsung dapat meningkatkan prestasi pekerja dengan memperkenalkan sistem ganjaran kepada staf yang Berjaya mencapai tahap pretasi yang cemerlang. Peranan organisasi dalam memastikan prestasi staf sentiasa berada pada tahap yang berangsangkan adalah dengan cara mengenalpasti faktor yang boleh mendorong seseorang staf itu mencapai tahap prestasi seperti yang dikehendakkan oleh organisasi.

Rujukan

1.            Ab. Aziz Yusof, 2004, Penilaian Prestasi dari Perspektif Pengurusan Sumber Manusia, Penerbit Universiti Utara Malaysia

2.            http://rodzah.files.wordpress.com/2010/02/7-unit7-new.pd

Latihan dan Pembangunan

Pengenalan

Definasi Latihan (Training).

Latihan ialah sebarang inisiatif yang diambil oleh organisasi untuk menggalakkan pekerjanya belajar dan menambah pengetahuan. Ia juga sebagai proses mendidik pekerja baru tentang kemahiran asas yang mereka perlukan dalam melaksanakan tugas. Latihan lebih menumpukan kepada pemerolehan pengetahuan bagi jangka masa pendek.

Menurut Poon (1994), latihan adalah merujuk pada segala usaha terancang organisasi untuk memudahkan pembelajaran tingkah laku kerja yang tertentu. Usaha ini bertujuan memperbaiki prestasi semasa dan prestasi masa depan pekerja dengan meningkatkan kebolehan pekerja melakukan tugas-tugas mereka supaya objektif-objektif organisasi dapat dicapai. Kebolehan pekerja dapat dipertingkatkan dengan mengubah sikap mereka atau menambah kemahiran dan pengetahuan mereka.

Menurut Cascio (1989), latihan terdiri dari program terancang yang direka bentuk untuk menambahbaikan prestasi diperingkat individu, kumpulan, dan organisasi. Prestasi yang bertambah baik, sebaliknya menyiratkan bahawa telah terdapat perubahan yang dapat diukur dalam pengetahuan, kemahiran, sikap dan kelakuan sosial.

Sementara itu, menurut Truelove (1995), latihan adalah usaha atau ikhtiar untuk menambahkan pengetahuan , kemahiran dan tingkahlaku yang diperlukan dalam melaksanakan sesuatu perkara yang berkaitan dengan kerja. Motifnya adalah untuk memperbaiki prestasi pekerja dengan cara yang khusus. Bagi Ricks, Ginn, dan Daughtrey (1995) berpendapat bahawa latihan adalah merujuk kepada aktiviti dan pengalaman yang direkabentuk untuk membangunkan kemahiran, pengetahuan, dan kelakuan atas arahan organisasi. Latihan selalunya berkait rapat dengan tugas-tugas yang khusus atau yang berkaitan dengan kerja dan ia direkabentuk untuk mengajar kemahiran yang baru atau mempertingkatkan kemahiran yang ada. Latihan juga termasuk dalam penyediaan pekerja untuk melakukan tugas baru.

DEFINISI PEMBANGUNAN (DEVELOPMENT)

Pembangunan bermaksud usaha-usaha yang diambil oleh organisasi dalam jangka masa yang panjang untuk meluaskan pengetahuan, kemahiran dan kebolehan para pekerja terutamanya untuk pekerja yang telah lama berada di dalam organisasi.

Menurut Francis dan Penn (1994), daripada sudut ahli ekonomi pekerja, kemahiran adalah harta individu, gabungan pelbagai pendidikan, latihan dan kebolehan. Manakala menurut ahli psikologi industri, kemahiran adalah aspek dalam pekerjaan, diperoleh daripada desakan industri dan teknologi dan tanpa memberikan lebih perhatian dalam hubungan antara kemahiran pekerjaan dan kemanusiaan. Seterusnya, menurut ahli sejarah sosial, kemahiran itu lebih fokus pada pembahagian kemahiran kepada kelas bekerja biasa dan contoh terbaik khasnya dalam pembangunan persatuan sekerja (Key Concepts in Adult Learning Education and Training, 1996).

Selain itu, kemahiran dapat didefinisikan sebagai perkara yang memudahkan dalam memberikan sebarang tindak balas. Ia juga bersifat tetap, tindakbalas automatik serta sama dan berulang-ulang. Selain itu, ia juga melibatkan kemahiran sama ada secara mental ataupun psikomotor (The Guidance of Learning Activities, 1962). Kemahiran juga diertikan sebagai kebolehan individu meng-uruskan segala aktiviti fizikal dan mental. Bagaimanapun, kadang kala ia terlibat dalam aktiviti mental sahaja. Kemahiran memerlukan latihan, usaha yang berterusan dan kawalan supaya lebih efektif dan efisien (Instructional Technique, 1980). (Zafir Mohd Makhbul & Fazilah Mohamad Hasun, 2003, Mengurus Latihan dan Kerjaya: Ke Arah Meningkatkan Kesetiaan Pekerja, Leeds Publications)

Latihan dan pembangunan adalah bidang yang khusus untuk membantu pihak pengurusan. Program latihan dan pembangunan keseluruhanya adalah bidang yang rumit dan kompleks. Dalam organisasi yang kecil, latihan dan pembangunan boleh menjadi mudah, cuma arahan dari penyelia organisasi. Dalam keadaan yang sebaliknya organisasi tersebut mungkin mempunyai pusat latihannya sendiri seperti Universiti Motorola yang dioperasikan oleh Motorola, Inc.

Latihan dan pembangunan adalah mengenai memberi manusia kemahiran yang akan membolehkan mereka membangun atau mengembangkan potensi mereka sepenuhnya dan membuat sumbangan yang maksimum kepada organisasi di mana mereka bekerja, bukan sahaja pada masa kini tetapi juga pada masa akan datang. Perubahan yang pesat yang dialami oleh dunia, diikuti dengan perubahan sosial, politik, ekonomi dan teknologi, memberi kesan kepada dunia perniagaan. Oleh yang demikian, organisasi harus sentiasa membuat pengubahsuaian organisasi secara luaran dan dalaman. Bagi menghadapi cabaran akibat perubahan yang berlaku ini, latihan dan pembangunan merupakan suatu alat yang penting.

Pandangan umum pihak pengurusan terhadap latihan telah berubah. Mereka tidak lagi mengadakannya hanya untuk mengambil hati pekerja dengan memberi gambaran bahawa pengurusan prihatin terhadap hal ehwal dan kebajikan pekerja. Mereka sekarang melihat latihan sebagai satu keperluan yang wajib diberikan kepada pekerja, kerana kejayaan organisasi bergantung kepada pekerja. Pekerja sekarang dianggap sebagai sebahagian daripada keperluan untuk perkembangan organisasi. Anggapan seperti ini telah lama diamalkan oleh syarikat-syarikat Jepun. Pekerja diberikan latihan secara berterusan dan dianggap sebahagian daripada pekerjaan mereka sehingga mereka bersara. Latihan semasa kerja adalah satu amalan standard dalam syarikat Jepun dan fokus utamanya adalah memberi pengetahuan praktikal mengenai berbagai bahagian 'functional' dalam organisasi, walaupun ia tidak berkaitan dengan karier pekerja pada masa hadapan.

Kekerapan bekerja di berbagai jabatan dalam organisasi dan komunikasi secara berkesan di kalangan pekerja yang mempunyai berbagai latar belakang adalah dua lagi matlamat penting dalam program latihan. Stail latihan yang diamalkan oleh syarikat Jepun ini, dilihat sebagai pelaburan berterusan dalam pengembangan karier. Di kebanyakan syarikat Jepun, pekerja dimestikan menyimpan catitan atau rekod taklimat yang telah mereka ikuti. Mereka juga selalunya menyimpan nota lengkap mengenai latihan dan kekerapan mereka memberi bimbingan dengan menyampaikan maklumat kepada pekerja lain. Latihan yang berkesan membolehkan pekerja mempelajari kerja mereka dan mereka kemudian boleh melaksanakan tugas dengan baik. Latihan yang berterusan diperlukan memandangkan prosedur  kerja sentiasa berubah disebabkan pengenalan dan penggunaan teknologi canggih. (Malaysian Journal of Social Administration Volume 1, 2002: 79-91)

Berdasarkan daripada jurnal di atas, di sini dapat disimpulkan bahawa bagi syarikat-syarikat yang berkembang pesat dan membangun dan mementingkan kemajuan serta pembangunan organisasi, mereka perlu memandang ke depan dalam memastikan segala objektif yang dikehendaki tercapai. Hal ini mendorong mereka untuk menjadikan latihan itu suatu perkara atau aktiviti wajib bagi setiap kakitangan bertujuan untuk memantapkan lagi prestasi kerja mereka.  Contoh bagi organisasi di Malaysia yang fungsinya sama seperti syarikat-syarikat di Jepun di mana pekerja dimestikan menyimpan catitan atau rekod taklimat yang telah mereka ikuti dan mereka juga selalunya menyimpan nota lengkap mengenai latihan dan kekerapan mereka memberi bimbingan dengan menyampaikan maklumat kepada pekerja lain ialah Universiti Malaya. Dimasa ini, Universiti Malaya mempraktikkan kepada staf mereka satu latihan di mana latihan yang menelan belanja yang tinggi, UM akan menghantar seorang atau dua orang staf untuk mengikuti latihan tersebut. Dan apabila staf tersebut telah menamatkan latihan tersebut, mereka perlu mempraktikkan apa yang dipelajari sewaktu latihan tersebut kepada staf di pejabat dengan mengadakan taklimat ringkas. Dengan cara ini, bukan sahaja staf yang pergi ke latihan tersebut mendapat ilmu,bahkan staf yang tidak dapat menghadiri latihan tersebut juga berpeluang untuk mendapat ilmu berkaitan latihan tersebut.

Program latihan dan pembangunan merupakan usaha-usaha yang berterusan yang diberikan untuk meningkatkan kemahiran dan pengetahuan pekerja. Latihan merupakan usaha-usaha untuk meningkatkan kemahiran pekerja atau menumpukan kepada perkaraperkara yang berkaitan dengan kerja yang memberi manfaat kepada kedua-dua pihak pekerja dan syarikat. Keperluan latihan kepada pekerja dikenalpasti melalui :-

a. Penilaian prestasi.

b. Analisis keatas keperluan pekerjaan.

c. Analisis organisasi.

d. Pandangan pekerja

(http://rodzah.files.wordpress.com/2010/02/7-unit7-new.pdf)

Di antara proses latihan dan pembangunan staf adalah seperti berikut:

l  Perancangan latihan

Menentukan keperluan organisasi dan pekerja. Sebagai contoh, di Universiti Malaya, setiap tahun Bahagian Latihan Sumber Manusia Universiti Malaya (BSM) akan menghantar surat kepada setiap PTj untuk mendapatkan maklumbalas daripada PTj mengenai keperluan latihan yang diperlukan oleh staf disetiap PTj. Lanjutan daripada maklumat yang diperolehi, segala latihan yang diaturkan oleh BSM akan diadakan mengikut keperluan dan permintaan pekerja.

l  Penentuan kelayakan

Menentukan pekerja yang layak diberi latihan. Kelayakan bagi pekerja yang diberi latihan ditentukan berdasarkan kepada keperluan atau keutamaan latihan tersebut kepada pekerja.

l  Pentadbiran latihan

Mengenal pasti siapa yang akan mengendalikan latihan. Pengendalian latihan ini boleh dilakukan sama ada oleh staf di sesebuah organisasi itu sendiri atau pelatih luar yang dibayar oleh organisasi. Pada pandangan saya, bagi menjimatkan wang di sesebuah organisasi, tidak perlu menggunakan khidmat fasilitator daripada luar organisasi untuk memberikan latihan kerana ianya menelan kos yang banyak.  Organisasi perlu memainkan peranan dalam mengenalpasti staf  yang berkelayakan dan berpotensi untuk menjadi fasilitator sekaligus membimbing sesebuah latihan.  Hal ini bukan sahaja memberikan penjimatan kepada organisasi tetapi juga dapat mengasah bakat staf yang berkelayakan dalam mengendalikan latihan.

l  Kursus dan pelaksanaan latihan

Staf yang terlibat akan menyediakan kurikulum kursus, bahan rujukan, bahan latihan, ujian dan lain-lain. Hal ini bertujuan untuk memantapkan lagi pengetahuan staf mengenai latihan yang dihadiri.

           (http://www.slideshare.net/smklbting6/pengrekrutan)

Kepentingan Latihan dan Pembangunan kepada Organisasi dan Pekerja

Kebanyakan organisasi mampu terus wujud di pasaran walaupun tidak pernah mengadakan program latihan dan pembangunan untuk kakitangannya. Lebih malang lagi, ada organisasi berpendapat yang program latihan dan pembangunan ini merupakan satu pembaziran. Organisasi yang berfikiran begini mungkin boleh terus berada di pasaran tetapi tidak mempunyai daya saing dan tidak mungkin akan dapat menjadi pemimpin pasar dalam industry yang diceburinya. Ringkasnya, program latihan dan pembangunan dapat mencetus dan membentuk daya saing sesebuah organisasi. (Zafir Mohd & Fazilah Mohamad Hasun, 2003, Mengurus Latihan dan Kerjaya: Ke Arah Meningkatkan Kesetiaan Pekerja, Leeds Publications)

Kesimpulan

Kesimpulan yang boleh diperolehi di sini adalah latihan dan pembangunan amat penting dalam memastikan sesebuah organisasi itu dapat mencapai matlamat organisasi dengan jayanya. Selain itu, pekerja yang mempunyai motivasi yang tinggi sentiasa berusaha untuk memantapkan diri mereka untuk memperolehi ilmu pengetahuan untuk dipraktikkan dalam tugasan harian mereka.  Bagi organisasi pula, inisiatif yang diambil bagi memastikan pekerja mereka mencapai standard yang ditetapkan ketika melaksanakan tugas seharian dapat mendorong organisasi dalam mencapai matlamat organisasi sama ada matlamat jangka pendek ataupun jangka panjang.

Rujukan

1.            Malaysian Journal of Social Administration Volume 1, 2002: 79-91

2.            http://rodzah.files.wordpress.com/2010/02/7-unit7-new.pdf

3.            Zafir Mohd Makhbul & Fazilah Mohamad Hasun, 2003, Mengurus Latihan dan Kerjaya: Ke Arah Meningkatkan Kesetiaan Pekerja, Leeds Publications